Banche, unioni di credito e istituti finanziari devono sottoporsi a una rigorosa revisione delle procedure e delle pratiche, così come le società pubbliche devono sottoporsi a controlli ufficiali. Come parte di questo processo, le banche devono valutare transazioni finanziarie specifiche, bonifici, trasferimenti di stanze di compensazione automatizzate (ACH) e flussi monetari di conti bancari. Queste revisioni aiutano a garantire la stabilità della banca e il rispetto di leggi e regolamenti. Le aziende che conducono affari con una banca sottoposta a verifica possono avere richieste ufficiali di ulteriori informazioni o documentazione per supportare il processo. Rispondere a una verifica bancaria è generalmente un evento di routine e non dovrebbe essere motivo di allarme o ansia.
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Esamina la richiesta di verifica della banca. Prendere nota delle limitazioni di tempo, dei requisiti dei dati, delle preferenze di presentazione e dei metodi di trasmissione. Se le informazioni non sono chiare, ottenere chiarimenti dal contatto di audit della banca come indicato nella richiesta.
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Discutere la richiesta con i responsabili finanziari, i dirigenti e il responsabile contabile di linea associato alla fonte delle informazioni. Concentrati su come le informazioni devono essere ottenute e presentate. Pensa a qualsiasi potenziale ramificazione della fornitura delle informazioni. Rivolgersi a un consulente legale se la riservatezza, i dipendenti, i clienti o problemi penali potrebbero derivare dalla fornitura delle informazioni richieste.
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Creare un file e un percorso di archiviazione per la documentazione. Il requisito può richiedere una posizione di archiviazione di rete sicura e un sito di archiviazione fisico. Assicurati che i dati siano sempre al sicuro e che solo il personale autorizzato abbia accesso ai file.
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Estrarre informazioni o dati. Collaborare con il personale IT per individuare la documentazione su unità di backup o archiviazione off-site, se necessario. Assicurati che il data pull soddisfi i requisiti di sicurezza e raccolga tutte le informazioni rilevanti.
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Controlla i dati. Verifica incrociata delle informazioni con i rapporti finanziari, la contabilità generale, i rapporti sulle transazioni di pagamento e gli estratti conto bancari. Se possibile, utilizza più metodi di convalida.
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Creare un pacchetto di dati e informazioni che risponda completamente alla richiesta di audit. Il pacchetto dovrebbe includere una lettera di sintesi dei risultati, la documentazione di supporto come richiesto e le eventuali risposte legali necessarie.
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Presenta le informazioni di audit. A seconda del processo di revisione, i dati possono essere trasmessi a una società di revisione terza, un rappresentante legale o altro agente designato. Se viene richiesto un audit di processo, potrebbe essere necessaria una revisione in loco per il trasferimento dei dati.
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Richiedi una lettera di conformità alla revisione. Chiedere al contatto della revisione della banca per la documentazione della propria conformità alla richiesta di revisione. Eventuali modifiche bancarie richieste a causa dei risultati dell'audit dovrebbero essere descritte nella lettera per conferma.