I documenti di visione e ambito definiscono ciò che il cliente o la società ha in mente e descrivono il processo di lavoro necessario per raggiungere tale visione. Ad esempio, gli imprenditori traggono vantaggio dalla scrittura di un documento di visione e ambito per definire le loro idee di business ed elencare come svilupparle in realtà. I project manager utilizzano tale documento per identificare il risultato atteso del progetto e per definire i metodi e le attività necessarie per raggiungere tale risultato.
Visione contro ambito
La visione e la portata sono due cose diverse. Un documento di visione e ambito inizia con la sezione della visione che definisce l'attività da svolgere. Una volta che la visione è chiara, la parte relativa allo scopo del documento delinea una tabella di marcia delle fasi chiave del progetto e i dettagli delle attività da svolgere, nonché le metodologie da utilizzare. Quando chiarisci la tua visione, creare una roadmap efficiente ed efficace è molto più semplice.
Vision Statement
La parte di visione del tuo documento è spesso difficile da scrivere perché la visione è un concetto, non una cosa. La visione è la soluzione che il tuo cliente vuole che tu fornisca. Nella tua azienda, la tua visione è ciò che l'azienda sarà in un momento futuro. Non annotare gli obiettivi invece della visione. Gli obiettivi sono parametri di riferimento a breve termine. La visione è a lungo termine e si ottiene raggiungendo i tuoi obiettivi lungo la strada. Sviluppa la visione chiedendo perché il cliente ti ha contattato, perché il progetto è stato creato o perché l'azienda esiste. Successivamente, rispondi a ciò che il cliente desidera, a ciò che il progetto spera di creare o a ciò che fa l'azienda. Descrivi ulteriormente la visione esaminando quando, dove e come coinvolti nella visione.
Ambito di lavoro
Lo scopo del lavoro descrive in dettaglio come raggiungerai la visione o il compito a portata di mano. Inizia elencando i risultati finali e la data di consegna richiesta. Stabilisci parametri di riferimento su una sequenza temporale che segna i progressi verso il compito da svolgere o la visione. Identifica le responsabilità del cliente o dell'azienda nel fornire informazioni e le responsabilità del tuo team di progetto nel riportare i progressi. Stabilire eventuali requisiti specifici, come il tipo di apparecchiatura o fornitori specifici da utilizzare. Infine, assegna le attività ai membri del team di progetto.
Stile documento
Utilizza titoli di primo livello per le sezioni visione e ambito e utilizza titoli secondari per argomenti diversi all'interno di ciascuna sezione. Metti i dettagli in un elenco puntato sotto ogni argomento. Usa grafici, tabelle e timeline dove necessario per chiarire i punti. Un buon documento di visione e scopo è facile da capire, veloce da leggere e può essere utilizzato come lista di controllo durante il progetto. Dai al tuo documento un aspetto professionale con una copertina che include il titolo del progetto, la data del documento, un elenco di persone responsabili del progetto e un elenco di persone autorizzate a ricevere il documento. Se è più lungo di poche pagine, includi un sommario. Prendersi del tempo per pianificare il documento, in particolare in termini di definizione della visione, e prestare un'adeguata attenzione ai dettagli produce un documento più impressionante e utile.