I report sulle metriche - le misurazioni utilizzate per valutare alcuni aspetti delle prestazioni di un'azienda - non hanno valore se i manager non sono in grado di trasformare i dati in risultati. Gli indicatori chiave di prestazione, o KPI, danno significato alle metriche assicurando che i dati siano rilevanti per gli obiettivi e gli obiettivi strategici dell'organizzazione. I report devono essere pertinenti e digeribili per i manager e dovrebbero richiedere un'azione quando gli indicatori sono fuori dal range normale.
Informazioni digeribili
I report devono essere in un formato che riduce la complessità dei dati sulle prestazioni organizzative a un numero limitato di metriche comprensibili. I report devono essere in un formato di facile lettura che consenta a manager o dirigenti di sapere a colpo d'occhio se le operazioni sono in linea con l'obiettivo. I KPI che mancano i loro obiettivi possono essere contrassegnati in rosso o in un altro colore accattivante. Ad esempio, se il fatturato è un problema all'interno di un reparto e il numero di dipendenti che hanno lasciato l'azienda è aumentato del 40% in un mese, assicurati di contrassegnare questo aumento dei dati.
Dati rilevanti per il pubblico
Le metriche devono essere adattate al tuo pubblico. I manager non vogliono essere disturbati da informazioni irrilevanti per il loro dipartimento, periodo di tempo o priorità. Ad esempio, un manager finanziario non sarà interessato a un aumento del numero di chiamate di supporto all'help desk IT o IT. Anche se questo aumento sembrerebbe influenzare le considerazioni finanziarie, le chiamate all'help desk IT ricadono sotto il controllo del chief information officer e dei responsabili IT. Includere solo le informazioni rilevanti per il responsabile del reparto o il dirigente.
Metriche utilizzabili
Una metrica utilizzabile induce qualcuno ad agire. Tutti i report dovrebbero sforzarsi di fornire informazioni che consentano ai responsabili delle decisioni di prendere decisioni informate su eventuali cambiamenti che devono aver luogo. Le metriche e i KPI identificati nel report dovrebbero evidenziare ciò che è più importante per le prestazioni dell'azienda in quel momento. Ad esempio, nel mezzo di un aggiornamento software, il numero di aggiornamenti di versione non riusciti è una metrica utilizzabile che potrebbe far tornare il project manager a una versione precedente o eseguire altri passaggi semplicemente sulla base dei dati riportati.
Standard industriali
La creazione di un rapporto utile non deve essere eseguita da zero. Gli standard del settore abbondano. Fai riferimento alle basi di conoscenza e ai blog di settore per trovare le migliori pratiche rilevanti per il tuo settore. Rapporti di esempio come questi ti consentono di trarre vantaggio dall'esperienza dei tuoi colleghi. Ad esempio, quando si riferiscono a un dirigente di marketing quando i social media e le vie pubblicitarie stanno cambiando rapidamente, le pubblicazioni di settore forniscono informazioni all'avanguardia.