È possibile esportare i contatti creati in Microsoft Excel in Outlook 2010 e utilizzare questo elenco nella funzionalità di stampa in serie di posta elettronica per raggiungere tutti contemporaneamente; la stampa unione personalizzerà queste e-mail in modo che i destinatari vedano il loro nome nel tuo saluto. Excel 2010 e Outlook 2010 non sono in grado di creare il documento che utilizzi per eseguire una stampa unione, quindi utilizzerai Word 2010 durante il processo.
Esportare da Excel
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Formatta l'elenco dei contatti di Excel per contenere le descrizioni delle colonne come "Nome", "Indirizzo e-mail" e "Nome azienda". Outlook ha bisogno di queste descrizioni per formattare correttamente i contatti quando si importa l'elenco.
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Fai clic sulla scheda "File", quindi su "Salva con nome". Apri il menu a discesa accanto a "Salva come tipo" e seleziona "CSV (delimitato da virgola)" dall'elenco.
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Assegna un nome al file e fai clic su "Salva". È possibile chiudere Excel dopo aver salvato il file CSV.
Importazione di contatti
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Apri Outlook e fai clic sul menu "Visualizza". Fare clic su "Elenco cartelle" per aprire un elenco delle cartelle. Creerai una nuova cartella dei contatti qui per semplificare il processo di stampa unione.
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Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella "Contatti", quindi fai clic su "Nuova cartella". Assegna un nome alla nuova cartella e fai clic su "OK". La creazione di una nuova cartella ti aiuterà a indirizzare la stampa unione solo ai tuoi nuovi contatti.
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Fare clic sul pulsante "Posta" e quindi fare clic sulla scheda "File".
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Fai clic su "Apri" in questo menu e quindi su "Importa". Questa procedura apre la procedura guidata di importazione per aggiungere i tuoi contatti dal file Excel.
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Individua il tuo file CSV e fai doppio clic su di esso. Apparirà un elenco di opzioni; scegli la selezione più pertinente. Se non sei sicuro dei tuoi contatti esistenti, fai clic su "Consenti duplicati" per evitare di perdere informazioni dal tuo file CSV.
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Fare clic sulla nuova cartella dei contatti appena creata e quindi fare clic su "Avanti" per indicare a Outlook dove aggiungere i nuovi contatti.
Esecuzione della stampa in serie
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Fare clic sul pulsante "Contatti" o premere Ctrl-3. Seleziona i contatti a cui desideri inviare un'e-mail. È possibile selezionare la cartella creata per i contatti importati di recente per selezionare tutti quei nuovi contatti.
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Fare clic sulla scheda "Home" in Outlook e quindi fare clic sul pulsante "Stampa unione". Il pulsante Stampa unione si trova nel gruppo Azioni.
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Fai clic su "Tutti i contatti nella visualizzazione corrente" sotto l'intestazione Contatti. Per il tipo di documento seleziona "Lettere del modulo" e per l'unione a opzione seleziona "E-mail". Scrivi la tua riga dell'oggetto nella casella sotto Riga dell'oggetto del messaggio.
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Fai clic su "OK". Outlook 2010 utilizza Word per la funzione Stampa unione, quindi verrà avviato Word. Attendi fino a quando Word non ha caricato completamente il nuovo documento e ha aperto la barra multifunzione.
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Crea il tuo documento di stampa unione. Word 2010 dispone di pulsanti che consentono di inserire le diverse parti che cambieranno per ciascun destinatario, ad esempio un pulsante della riga di saluto e un pulsante del blocco degli indirizzi.
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Visualizzare l'anteprima del documento premendo il pulsante "Anteprima risultati".
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Fare clic su "Fine e unisci" e quindi selezionare "Invia messaggi di posta elettronica" per finalizzare il documento e prepararsi a inviare le e-mail.
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Fare clic su "OK" nella nuova finestra di dialogo per completare l'unione. Quando fai clic su "OK", Outlook inizierà a inviare le tue email.