Molte piccole imprese impiegano un numero limitato di dipendenti che operano in modo informale per svolgere il lavoro dell'azienda. Questa struttura informale di solito funziona fino a quando non si verificano cambiamenti, come nuovi dipendenti, cambiamenti nelle responsabilità o crescita dell'azienda. I proprietari di piccole imprese scoprono spesso l'importanza della struttura organizzativa quando sorge l'incertezza sulle responsabilità e sulla supervisione. L'organigramma è una rappresentazione grafica del flusso di comando dell'azienda. A partire dal presidente dell'azienda, l'organigramma gerarchico si dirama verticalmente e orizzontalmente per mostrare le relazioni e può servire come strumento per le decisioni relative al personale.
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Ottieni descrizioni delle mansioni per tutte le posizioni aziendali con informazioni sui dipartimenti assegnati, i supervisori e le relazioni di reporting. I nomi effettivi dei dipendenti possono essere aggiunti al grafico dopo che il grafico è stato completato. Se le descrizioni del lavoro non sono disponibili, creare un elenco di posizioni in base alle operazioni correnti.
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Stampa un organigramma vuoto che puoi compilare mentre rivedi l'elenco dei dipendenti. Compila il grafico sul computer se ti è più facile. Potresti anche trovare utile disegnare semplicemente un organigramma mentre sviluppi le relazioni gerarchiche e compili i titoli.Questo grafico vuoto è solo uno strumento per aiutarti a visualizzare la struttura e fare revisioni.
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Aggiungere il titolo del presidente o del proprietario dell'azienda nella parte superiore dell'organigramma. La scatola per il capo dell'azienda è spesso l'unica scatola al livello più alto. Se la tua azienda ha più di un presidente e ognuno ha la stessa autorità, aggiungi le caselle necessarie a quel livello.
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Inserisci il titolo dell'assistente che riporta direttamente al presidente. Questa posizione potrebbe essere un manager di ufficio. Questa casella della posizione è laterale e collegata solo alla casella del presidente.
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Inserire i titoli al secondo livello del grafico per le posizioni che riportano direttamente al responsabile dell'azienda. In una piccola azienda, questo livello potrebbe essere solo una posizione. Forse la tua azienda ha un manager che fa capo direttamente al presidente o due vicepresidenti responsabili delle operazioni e delle vendite.
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Elenca il terzo livello di posizioni che riportano direttamente al secondo livello. Ogni nome dovrebbe rientrare nella posizione a cui riferisce. Ad esempio, il venditore riferisce al vice presidente o al responsabile delle vendite e il contabile riferisce al vicepresidente o al responsabile delle operazioni.
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Aggiungi ulteriori livelli e posizioni secondo necessità. Il tuo organigramma dovrebbe avere tanti livelli quanti sono i rapporti o i reparti di supervisione della tua azienda. Il tuo organigramma potrebbe avere solo una colonna di caselle per riflettere i flussi di comando direttamente dall'alto verso il basso. Un grafico così semplice può ancora fornire le basi per la crescita poiché un'azienda aggiunge più posizioni e le relazioni diventano più complesse.
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Confronta l'organigramma con le descrizioni delle mansioni e le effettive relazioni di supervisione e responsabilità dei dipendenti esistenti e aggiusta fino a quando non c'è un accordo.