Se la tua azienda ospita il proprio sistema di posta elettronica utilizzando Microsoft Exchange, hai il vantaggio di una rubrica gestita centralmente denominata Global Address List, o GAL. Gestito dal reparto IT e archiviato sul server Exchange, l'elenco indirizzi globale contiene solitamente nomi, indirizzi e informazioni di posta elettronica per tutti gli utenti dell'organizzazione con un indirizzo di posta elettronica aziendale. Se la tua azienda sta passando da Exchange a un altro sistema di posta elettronica o se desideri un tempo di risposta più rapido quando indirizzi i messaggi di posta elettronica, puoi anche aggiungere elementi dall'elenco indirizzi globale alla cartella dei contatti archiviati localmente in Outlook.
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Avvia Outlook e fai clic su "Nuovo" per aprire una nuova finestra di posta elettronica.
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Fare clic sul pulsante "Rubrica", quindi selezionare "Rubrica globale" dal menu a discesa "Rubrica".
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Evidenzia tutte le voci che desideri esportare nella cartella dei contatti locali. Per esportare l'intero elenco indirizzi globale, premere "Ctrl-A" per selezionare tutto, inclusi eventuali gruppi di distribuzione. Per selezionare un intervallo, fare clic sul primo elemento dell'intervallo, tenere premuto il tasto "Maiusc", quindi fare clic sull'ultimo elemento.
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Fai clic con il pulsante destro del mouse sugli elementi evidenziati e seleziona "Aggiungi ai contatti". Il processo potrebbe richiedere alcuni minuti, a seconda del numero di voci selezionate e della velocità della connessione di rete.