Devi tenere traccia della gestione del contante per la tua piccola impresa. Idealmente, vuoi che il tuo conto economico mostri una correlazione del 100% tra le entrate di cassa previste e la liquidità effettiva, ma ciò non sempre accade. Quando si verificano carenze di liquidità o eccedenze, è necessario comprendere l'origine delle discrepanze. Li segnalerai nel tuo conto economico sulla base di un conto speciale creato per tenere traccia dei problemi di cassa.
Conto per contanti allo scoperto
Crea un account intitolato "Cash Short and Over". Questo conto dovrebbe indicare eventuali discrepanze di cassa per il periodo contabile. Il tuo conto economico dovrebbe includere questo conto e il saldo.
Gestione dei contanti
Puoi iniziare a comprendere le ragioni delle discrepanze di cassa nel tuo conto economico esaminando la gestione del contante nella tua azienda. Se gli importi sono piccoli, potresti avere un cassiere o un operatore di contanti che sta semplicemente commettendo degli errori. Un dipendente disonesto può anche impiegare piccole somme per coprire le carenze facendole sembrare errori. Rafforzare i controlli sulla gestione del contante al punto di acquisto e riqualificare i dipendenti che hanno un problema cronico di gestione del contante.
Sconti non dichiarati
Potresti riscontrare discrepanze di cassa sul tuo conto economico perché un dipendente ha concesso uno sconto senza documentarlo. Mostrerai un importo di pagamento previsto per un prodotto, ma avrai ricevuto un importo inferiore. Assicurati che tutti gli sconti siano autorizzati dalla direzione e documentati dal dipendente che ha emesso lo sconto, in modo da poter bilanciare il tuo conto Cash Short and Over.
Supplementi non dichiarati
Si verificheranno eccedenze di cassa se a un cliente è stato addebitato un servizio o prodotto extra e il dipendente non l'ha segnalato. Le tue aspettative di cassa sono legate alle vendite e se un cliente ha effettivamente pagato più di quanto indicato da una ricevuta di vendita o da una fattura, avrai più denaro a portata di mano di quanto previsto dalla tua documentazione. Assicurati che tutte le transazioni siano documentate.
Fattura non pagata
Se hai ricevuto una fattura contrassegnata come "pagata" e il denaro non è stato effettivamente riscosso, mostrerai una discrepanza di cassa. Questo è un errore di contabilità e dovresti applicare controlli di cassa che assicurino che gli incassi vengano conteggiati solo quando il pagamento viene effettivamente ricevuto.
Cash Back sugli acquisti di credito
Se estendi il credito a un cliente, i dipendenti devono sapere come emettere rimborsi o rimborsi parziali. Se un dipendente restituisce denaro dopo che un cliente ha effettuato un acquisto a credito, si verificherà una carenza di liquidità.
Cattivi controlli
Gli assegni difettosi dovrebbero essere tolti dalle ricevute di contanti. Se un dipendente non riesce a farlo, mostrerai meno denaro di quanto i tuoi record indicano che dovresti avere. Ciò si verifica perché l'assegno originale viene conteggiato in un deposito, ma l'assegno restituito non viene sottratto dagli incassi.