È possibile evitare frenetiche procedure burocratiche di fine anno organizzando i propri appaltatori indipendenti esenti da 1099 separati dai dipendenti della propria azienda. La confusione associata alla determinazione di chi si qualifica come appaltatore indipendente rispetto a chi la tua azienda tratta come dipendenti è qualcosa che non vuoi lasciare fino alla fine dell'anno.
Appaltatori indipendenti
Le aziende che assumono appaltatori indipendenti e pagano loro più di $ 600 in un anno solare devono fornire un modulo 1099 alla fine dell'anno come prova che l'azienda ha segnalato il reddito dell'appaltatore all'IRS. Le informazioni che le aziende utilizzano per generare i 1099 di fine anno provengono da un modulo IRS W-9, che richiede il nome del contraente, la struttura organizzativa e il numero di identificazione fiscale o il numero di previdenza sociale. Il modulo W-9 non è per i dipendenti dell'azienda: i dipendenti devono compilare un modulo IRS W-4.
1099 Giustificazione
L'IRS pubblica regolamenti che aiutano le aziende a determinare come determinare lo stato di appaltatore indipendente. Le differenze tra un imprenditore indipendente e un dipendente - e, quindi, chi compila un W-9 rispetto a chi compila un W-4 - risiedono in tre aree specifiche del rapporto di lavoro. Il tipo di rapporto tra un imprenditore indipendente e l'azienda non deve essere simile a un rapporto datore di lavoro-dipendente. Cioè, la società non fornisce agli appaltatori indipendenti benefici per i dipendenti o vantaggi estesi ai dipendenti. L'accordo finanziario tra le due parti deve essere rigorosamente rispettato su base appaltatore-cliente indipendente, il che significa che l'appaltatore fattura al cliente il lavoro svolto alla tariffa abituale dell'appaltatore indipendente o alla tariffa concordata tra l'appaltatore e l'azienda. L'appaltatore non riceve un pagamento come quello di un dipendente e l'azienda non trattiene le tasse dai pagamenti che fa all'appaltatore. L'aspetto comportamentale di una relazione appaltatore-cliente indipendente deve essere quello della fiducia nelle capacità dell'appaltatore e l'appaltatore deve avere il controllo del modo in cui esegue il lavoro. A condizione che la società e l'appaltatore indipendente soddisfino i criteri sotto tre aspetti della relazione, è giustificato che l'azienda richieda un W-9 e emetta un 1099 di fine anno.
Esenti: salari e imposte sul reddito
Gli appaltatori indipendenti sono esenti da ritenute alla fonte e la società non ha alcuna responsabilità per il pagamento delle imposte sui salari per conto di 1099 appaltatori indipendenti esenti. Molte aziende non si riferiscono ai propri appaltatori indipendenti come "esenti 1099" perché le aziende generalmente sanno che se un appaltatore indipendente non viene pagato in modo simile a un dipendente, il beneficiario è esente dalla ritenuta alla fonte e dalle imposte sui salari dell'azienda paga per conto di un dipendente.
Esente: ritenuta alla fonte
Inoltre, i beneficiari della tua azienda possono essere considerati esenti da ritenuta alla fonte. Quando un appaltatore è esente dalla ritenuta alla fonte, indica che non si trattengono pagamenti che potrebbero essere soggetti a tassazione, come royalties, interessi, dividendi, pagamenti non dipendenti e altri pagamenti specifici elencati nel modulo W-9. Il contraente è tenuto ad attestare la veridicità delle dichiarazioni che non è soggetto a ritenuta alla fonte ed è, quindi, un beneficiario esente.
Organizzazione
Sebbene il termine preciso "1099 esente" non sia comunemente usato per riferirsi a contraenti indipendenti, i termini 1099 ed esenti insieme indicano un rapporto d'affari o di lavoro che non è un rapporto datore di lavoro-dipendente. Di conseguenza, le fatture alla tua azienda da un appaltatore indipendente devono essere elaborate come contabilità fornitori e non come conto del libro paga, anche se l'appaltatore svolge mansioni simili a un dipendente. La distinzione tra conti da pagare e conti del libro paga è fondamentale; mescolare i due può creare responsabilità fiscale laddove la tua azienda non ne ha e forse trascurare le tasse di cui la tua azienda è effettivamente responsabile.