Le informazioni riservate sono tutte le informazioni che un imprenditore desidera mantenere segrete. La circostanza di ciascun caso, basata sulla necessità e l'importanza della non divulgazione, determina molto spesso se le informazioni debbano essere considerate riservate. Ciò significa che la riservatezza aziendale può esistere internamente ed esternamente e comprendere informazioni personali, professionali e segreti commerciali.
Riservatezza contro privacy
È importante innanzitutto distinguere tra riservatezza aziendale e privacy. La riservatezza si riferisce principalmente alle informazioni aziendali interne condivise tra il proprietario dell'azienda e altri individui e non possono o non devono essere comunicate a terzi senza l'espresso consenso del proprietario dell'azienda. La privacy si riferisce ad un'aspettativa di libertà da intrusioni in questioni o informazioni personali di un dipendente. Sebbene le leggi proteggano le informazioni riservate e private, le leggi come quelle che proteggono la privacy delle informazioni sanitarie, nonché i dipendenti e le informazioni personali e di credito dei clienti, sono spesso più chiare e più facili da applicare rispetto alle leggi che proteggono i segreti commerciali delle attività commerciali.
Caratteristiche delle informazioni riservate
Le informazioni aziendali riservate molto spesso offrono un vantaggio economico all'azienda e al proprietario dell'azienda. Inoltre, le informazioni riservate sono tenute da concorrenti diretti e indiretti o altri all'interno della cerchia aziendale generale che avrebbero un interesse acquisito a conoscere o ricevere le informazioni. Nuovi prodotti ancora in fase di sviluppo, piani di espansione o riorganizzazione aziendale e una strategia di marketing non ancora implementata sono esempi di informazioni aziendali riservate. Un filo conduttore comune, non quello che le informazioni potrebbero essere, è che le informazioni sono avvolte negli sforzi volti a mantenere la segretezza.
Tutela della riservatezza
Per una piccola impresa, una non divulgazione, un accordo di riservatezza o una clausola di riservatezza in un contratto di lavoro sono modi comuni per proteggere le informazioni aziendali sensibili. Un accordo scritto e firmato tra l'imprenditore e un dipendente o un appaltatore indipendente crea un obbligo di riservatezza legalmente vincolante. La divulgazione di informazioni riservate a terzi o esterni costituisce una violazione del contratto come qualsiasi altro contratto legalmente vincolante. Inoltre, a seconda delle informazioni protette, la violazione dell'accordo potrebbe essere considerata una pratica commerciale sleale. Un dipendente che prende denaro da un concorrente o da altre terze parti per fornire informazioni riservate è impegnato in pratiche commerciali sleali.
Redazione di un accordo di riservatezza
Gli accordi di riservatezza possono essere creati da zero o seguire un modello. Più specifico è l'accordo, migliori sono le garanzie che fornisce all'azienda e al titolare dell'azienda. Per questo motivo, la prima sezione dell'accordo, che definisce le informazioni riservate, è una delle parti più importanti del documento. Un accordo comunemente include anche eventuali esclusioni su ciò che è considerato confidenziale, gli obblighi del dipendente nel mantenere la riservatezza e il periodo di tempo coperto dall'accordo. Inoltre, gli accordi di riservatezza in genere specificano che l'accordo viene scritto secondo le leggi dello stato di origine dell'azienda.