Da un incendio provocato da una sigaretta lanciata con noncuranza a un edificio demolito da un uragano, un danno fisico potrebbe significare la fine della tua attività o essere un ostacolo temporaneo sulla strada, a seconda della pianificazione del disastro. La creazione di procedure per ridurre al minimo gli effetti e il recupero da un evento naturale o artificiale ruota attorno alla preparazione, alla comunicazione e alla documentazione.
Elenco degli scenari
Il primo passaggio nella creazione di un piano di ripristino di emergenza è elencare i possibili disastri che potrebbero danneggiare gravemente la tua azienda. Ciò potrebbe includere incendi, uragani, inondazioni, tornado, terremoti, sparatorie, furti, pirateria informatica o sparatutto. Prepara misure di sicurezza per monitorare potenziali disastri meteorologici e per prevenire eventi come furto, pirateria informatica o sparatorie.
Documentazione delle risorse
Dopo aver esaminato i potenziali disastri, elenca le risorse che avrai difficoltà a sostituire, come dati informatici, documenti cartacei come contratti firmati, macchine chiave e inventario e fornitori necessari per servire i clienti per mantenerli come clienti. Collabora con il tuo fornitore di assicurazioni per acquistare tutta la copertura necessaria e segui le loro linee guida sulla protezione dei beni per assicurarti di poter sostituire rapidamente elementi come apparecchiature e forniture per ufficio, computer, spazi per uffici, edifici, macchinari e veicoli. Chiedete al vostro fornitore informazioni sui programmi governativi di assistenza in caso di disastri aziendali di cui sono a conoscenza. La US Small Business Association consiglia di suddividere le risorse nelle seguenti aree: capitale umano, infrastrutture, informazioni, partnership pubblico / privato e comunicazioni.
Piano pre-evento
Discuti le azioni da intraprendere durante i disastri prevedibili, come un incidente legato al tempo o quelli che distruggono i dati o danneggiano le persone ma non chiudono la tua sede di attività. Disporre di metodi per chiamare la polizia, evacuare i dipendenti e salvaguardare risorse importanti. Sviluppa un modo per comunicare con dipendenti e clienti durante e dopo un incidente e un'evacuazione. Crea un piano di backup dei dati che esegua il backup dei tuoi computer fuori sede ogni notte e faccia copie di documenti cartacei per l'archiviazione fuori sede. Esamina la tua situazione del flusso di cassa in diversi momenti dell'anno e calcola per quanto tempo puoi sopravvivere con le porte chiuse senza dover chiudere definitivamente. Ad esempio, se i disastri meteorologici si verificano più spesso durante la primavera nella tua zona, determina per quanto tempo potresti sopravvivere senza pagare i dipendenti, evadere gli ordini dei clienti e generare entrate nel caso in cui il tuo edificio venga livellato.
Risposta post-evento
Crea i passaggi per riavviare la tua attività subito dopo un disastro. Assegna compiti specifici a individui o gruppi. Le attività potrebbero includere contattare il proprio fornitore di assicurazione; incontro con un proprietario di edificio o locatore; contattare fornitori, venditori, clienti, dipendenti e media; acquisto, leasing o locazione di beni danneggiati; assistere i dipendenti con problemi personali e sostituire coloro che non possono tornare. Contatta i clienti e i media per far loro sapere lo stato del tuo riavvio. In alcuni casi, potresti non essere in grado di recuperare da un disastro, soprattutto se perdi permanentemente dipendenti, clienti e vendite. Avere una strategia di uscita in atto per ridurre al minimo le perdite se è necessario chiudere definitivamente la propria attività.