Molte delle attività potenzialmente minuziose che un tempo i contabili dovevano portare a termine a mano possono ora essere completate con facilità tramite l'uso del computer. Sebbene questi miglioramenti tecnologici abbiano certamente i loro vantaggi, ci sono anche alcuni svantaggi associati al trading di sistemi di contabilità tradizionali per quelli automatizzati. Prima di decidere di integrare completamente i computer nella contabilità, valuta i pro ei contro di farlo.
Errore manuale
Quando i contabili completano le attività manualmente, la probabilità di errore aumenta notevolmente. È facile per un essere umano trasporre numeri o commettere altri errori apparentemente minori che potrebbero avere conseguenze di vasta portata. I computer, d'altra parte, eseguono semplicemente i comandi, rendendo meno probabile che si verifichi un errore.
Attenzione continua al compito
Quando le aziende scelgono di utilizzare la contabilità manuale, traggono vantaggio dall'avere qualcuno costantemente dedicato all'attività di contabilità. Spesso, con la contabilità automatizzata, le aziende aspettano fino alla fine di un periodo di lavoro per sommare i loro profitti e perdere. In tal modo, potrebbero perdere alcuni segnali di avvertimento che avrebbero potuto far risparmiare loro una notevole quantità di denaro se avessero fatto la contabilità mentre procedevano con metodi manuali.
Fattore di tempo
Un computer può fare in pochi secondi ciò che potrebbe richiedere ore per un essere umano. Automatizzando i loro sistemi di contabilità, le aziende possono ridurre il numero di ore di lavoro che devono dedicare allo scricchiolio dei numeri, consentendo potenzialmente loro di riallocare i membri del personale o di ottenere risposte a domande relative alla contabilità più rapidamente invece di concedere a un contabile manuale il tempo di completare i calcoli necessari per fornire la risposta alla domanda.
Costo ridotto
Poiché l'aiuto dei computer può ridurre la quantità di tempo necessaria per completare le attività contabili, le aziende che utilizzano la contabilità automatizzata possono risparmiare denaro su questo elemento della loro attività. Sebbene inizialmente possa essere costoso dotare l'azienda degli strumenti tecnologici necessari per completare le attività relative alla contabilità, una volta che l'azienda ha assorbito questo costo, può ridurre i fondi che devono spendere per i lavoratori assunti per completare le attività contabili.