Gli hotel preparano i budget annuali per aiutare il team di gestione a gestire l'hotel in modo più efficiente. Il successo nel settore alberghiero richiede un'attenta gestione delle spese, in particolare del costo del lavoro. Gli hotel hanno uno staff relativamente ampio. È importante disporre di risorse umane sufficienti sulla proprietà per fornire un eccellente servizio clienti, ma non essere in eccesso di personale, il che può ridurre la redditività dell'hotel.
Processo
I budget vengono preparati utilizzando un software per fogli di calcolo. Vengono creati modelli finanziari di previsione dei ricavi insieme alle spese che saranno sostenute per generare questi ricavi e fornire un servizio clienti di alta qualità per gli ospiti dell'hotel. Il budget fa parte del processo di pianificazione generale che l'hotel intraprende, che include la pianificazione del marketing strategico e la pianificazione delle spese in conto capitale.
Chi dovrebbe essere coinvolto
Un hotel è organizzato in una serie di dipartimenti. I manager di ciascuno di questi reparti creano i propri budget. Il capo del dipartimento delle pulizie ha spese da gestire diverse rispetto al bar manager, ad esempio. Lo staff finanziario dell'hotel è responsabile del consolidamento dei budget del dipartimento in un budget complessivo dell'hotel. Il direttore generale rivede il budget consolidato con gli altri dirigenti e apporta gli adeguamenti sulla base di queste discussioni.
Variabili chiave per la previsione dei ricavi
La previsione dei ricavi per un hotel è guidata da due variabili chiave: tasso di occupazione e ADR, o tariffa media giornaliera, che significa il costo medio di una camera d'albergo per una notte. Il tasso di occupazione varia in base al giorno della settimana, al mese e alla stagione. Gli hotel resort di solito hanno un'alta stagione, quando l'occupazione è alta a causa dell'afflusso di turisti nella zona. Gli hotel che si rivolgono ai viaggiatori d'affari spesso hanno un'occupazione maggiore durante la settimana lavorativa, con un calo nei fine settimana. La tariffa giornaliera media varia in modo simile. Gli hotel offrono tariffe scontate durante le ore non di punta per incoraggiare una maggiore occupazione. Aumentare l'assunzione di occupazione nel budget richiede un aumento delle spese, perché le stanze occupate aggiuntive devono essere pulite. L'aumento dell'ADR non aumenta le spese.
Ricerca richiesta
La precisione del budget di un hotel è influenzata dallo sforzo compiuto per raccogliere i dati di mercato. Il budget richiede la previsione di come cambieranno i mercati principali serviti dall'hotel nel corso del prossimo anno e la direzione dell'economia in generale. Anche se il processo di budget è un compito annuale, la raccolta di informazioni sul settore alberghiero e sull'economia locale è un processo continuo. Ciò fornisce ai manager un'idea chiara di come potrebbe essere il futuro quando fanno ipotesi per le variabili chiave del budget.
Errori comuni
Un processo di pianificazione affrettato può risultare in un budget che è uno strumento di gestione meno utile di quanto dovrebbe essere. I manager hanno la tendenza a costruire i loro budget di spesa semplicemente prendendo i numeri dell'anno scorso e aggiustandoli verso l'alto di una percentuale presunta, come il 5%. Un approccio migliore consiste nel costruire ogni anno un bilancio completamente nuovo, con una giustificazione per ogni spesa. Questo approccio concentra l'attenzione della direzione sulla costante ricerca di modi per migliorare il funzionamento dell'hotel piuttosto che sulla soddisfazione di come sono state fatte le cose in passato. Le spese di marketing dell'anno precedente dovrebbero essere esaminate per assicurarsi che abbiano contribuito a generare entrate prima di essere incluse nel budget di quest'anno.