Lo scopo di un audit finanziario è triplice. Il primo è confermare che sono in atto procedure per governare un'impresa al fine di ottenere livelli di profitto ottimali. Il secondo è verificare la conformità con tutte le agenzie di regolamentazione applicabili. Il terzo è proteggere tutti gli stakeholder aziendali dal rischio di pratiche fraudolente. A tal fine, tutte le aziende, pubbliche o private, dovrebbero condurre audit periodici per proteggere la propria sicurezza finanziaria. Come minimo, dovrebbe essere utilizzato un elenco di controllo di audit fondamentale e un audit amministrato da un comitato imparziale all'interno dell'azienda. Tuttavia, la soluzione più prudente è quella di far eseguire due volte all'anno un audit da una società di revisione esterna qualificata.
Bilanci e rendiconti finanziari
Un'azienda giudiziosa ha una serie di budget e rendiconti finanziari che consente loro di monitorare e misurare la salute finanziaria dell'azienda fino alla fine dell'anno. I budget dovrebbero essere messi insieme all'inizio di ogni anno per entrate e spese mirate, quindi monitorati mensilmente. Quattro principali rendiconti finanziari, lo stato patrimoniale, il conto economico, il prospetto del patrimonio netto e il rendiconto finanziario devono essere esaminati per verificarne l'accuratezza, la completezza e la conformità ai principi contabili generalmente accettati.
Documentazione della transazione
Tutte le transazioni finanziarie devono essere documentate nella contabilità generale della società. Che sia documentata in forma manuale o con un sistema elettronico, ogni transazione dovrebbe essere costantemente registrata con informazioni sufficienti per identificare chi l'ha creata e per quale scopo. Ciascuno dovrebbe essere timbrato con la data della transazione.
Ricavi e costi di vendita
Il personale addetto alla revisione deve condurre test delle entrate e delle voci del costo del venduto nella contabilità generale e nei rendiconti finanziari successivi. Le voci di vendita devono essere confermate provando la spedizione dei prodotti; fornitura di servizi; o calcoli contabili della percentuale di completamento, che consentono alle aziende di registrare entrate periodiche su contratti a lungo termine. Le voci dei costi di vendita devono essere opportunamente programmate con le voci dei ricavi associate e verificate l'accuratezza.
Approvazioni delle spese
Tutte le spese, siano esse pagate in contanti o con assegno, dovrebbero essere regolate da procedure scritte e controllate con adeguati livelli di approvazione prima del pagamento. Assegni e piccoli fondi in contanti dovrebbero essere bloccati con un accesso minimo. Una doppia firma dovrebbe essere richiesta e verificata per il rilascio di contanti o assegni, comprese le spese del libro paga.
Conti di competenza
Dovrebbero essere previsti ratei per costituire riserve di bilancio per i pagamenti in sospeso. Ciò dovrebbe includere elementi quali denaro dovuto per i salari guadagnati dei dipendenti in attesa di elaborazione delle buste paga, ferie o guadagni di giorni di malattia e accordi di bonus o commissioni. I ratei dovrebbero anche essere finanziati per le tasse statali, locali e federali dovute per proprietà, vendite o reddito, come richiesto dalla legge.
Bilancio di prova
Il "bilancio di verifica" di un'azienda include i valori di tutti i conti a partire da un'istantanea nel tempo. Le procedure di audit dovrebbero confermare i saldi con particolare attenzione alla riconciliazione dei principali. La documentazione dovrebbe essere fornita a sostegno dei saldi dei conti attivi e passivi, sotto forma di rapporti dettagliati sull'invecchiamento. L'inventario e le immobilizzazioni devono essere confermati per articolo, quantità e valore, con la verifica dei conteggi periodici del ciclo per confermare l'accuratezza durante tutto l'anno. I saldi di cassa dovrebbero essere confermati tramite la riconciliazione con gli estratti conto bancari.
Separazione dei compiti
È imperativo verificare la separazione dei compiti per tutte le transazioni finanziarie, per fornire controlli interni che aiutino a prevenire errori o attività fraudolente. Ad esempio, la persona che scrive un ordine di acquisto non dovrebbe essere in grado di scrivere un assegno per pagare un fornitore. Nelle piccole aziende, questo può essere difficile. Tuttavia, il personale finanziario può sollecitare il personale di altri reparti a supportare tali controlli ed equilibri.
Contratti principali
Poiché i contratti importanti con fornitori o clienti possono influire notevolmente sulle condizioni finanziarie di un'azienda, tutti gli accordi devono essere rivisti per confermare che l'azienda rispetta i propri obblighi contrattuali. Ciò include una revisione dei principali contratti di locazione, contratti di acquisto e vendita, polizze assicurative o qualsiasi altro obbligo scritto della società.
Statuto e verbale delle riunioni
Lo statuto adottato dal consiglio di amministrazione a vantaggio dell'azienda e delle parti interessate dovrebbe essere documentato e rivisto per verificare la conformità a tutte le direttive. Anche i verbali delle riunioni aziendali dovrebbero essere rivisti per confermare che siano state intraprese azioni appropriate per affrontare eventuali questioni discusse durante tali riunioni.
Conferma la conformità alle normative
Gli audit dovrebbero essere eseguiti per confermare la conformità con tutte le agenzie di regolamentazione che governano l'attività. Ciò dovrebbe includere la presentazione di tasse locali, statali o federali. Dovrebbe anche includere la conformità con le agenzie che richiedono la comunicazione periodica di statistiche o altre azioni per ridurre i rischi fisici o mantenere un ambiente economico solido dal punto di vista finanziario.