Sebbene possa essere più conveniente contattare qualcuno utilizzando una tecnologia più moderna, come la posta elettronica o i messaggi di testo, il telefono è ancora un mezzo di comunicazione più personale. Sebbene l'altra parte non possa vedere il tuo viso, la tua voce può comunque trasmettere un senso di professionalità e autorità. Per aiutarti a effettuare la chiamata di lavoro più efficace possibile, seguire alcuni passaggi di base può essere d'aiuto.
Preparare
Prenditi un momento per prepararti prima di rispondere al telefono. Annota i punti chiave che devi trattare durante la conversazione, così come tutte le domande che devi porre. Questo servirà anche come schema per guidarti attraverso la chiamata mantenendo il controllo della conversazione. Se possibile, avvicinati a un computer con connessione Internet in modo da poter accedere al sito Web della tua azienda o individuare rapidamente le informazioni.
Identificati
Identificati sempre con la parte che risponde al telefono. Per sembrare il più professionale possibile, fornisci il tuo nome e cognome, nonché il titolo, se applicabile. Se la tua chiamata sarà lunga e senti che la persona che stai chiamando ha poco tempo o è distratta in altro modo, prova a impostare un orario migliore in cui puoi richiamare.
Identificare lo scopo
Puoi scambiare convenevoli, come un breve "Come stai oggi?", Ma non lasciarti coinvolgere in una lunga conversazione sullo sport o sul tempo, poiché questo può servire come distrazione dallo scopo della tua chiamata. Indica lo scopo in modo educato e diretto, ad esempio "Ho ricevuto la tua email stamattina e ti chiamo per ricontattarti".
Prenditi del tempo per ascoltare
Sebbene tu possa essere intenzionato a raggiungere lo scopo della tua chiamata, assicurati di impegnarti in una conversazione a due lati. Concedi all'altra parte il tempo di rispondere ai tuoi punti e di porre eventuali domande. Fai attenzione a non interrompere a meno che non scopri che l'altra parte si sta allontanando dall'argomento in questione. Se ciò accade, interrompi educatamente dicendo: "Mi dispiace interromperlo, ma mi è appena venuta in mente un'altra domanda e voglio farla prima di dimenticarmi".
Rivedi la chiamata
Prima di riattaccare, rivedi ciò che è stato fatto durante la chiamata con l'altra parte e assicurati di essere entrambi d'accordo su ciò che dovrebbe accadere dopo. Se è necessaria una comunicazione aggiuntiva, impostare un giorno e un'ora specifici per una telefonata di follow-up o un altro metodo di comunicazione come l'e-mail. Partecipa sempre con una nota piacevole, anche se il risultato finale della chiamata è che al momento non si verificherà o continuerà un rapporto di lavoro. Potresti voler rivedere la relazione in futuro.