I clienti hanno fino a 18 mesi per contestare gli addebiti sulla fattura della loro carta di credito. Se non conservi le ricevute della carta di credito dalle transazioni di vendita, la tua azienda potrebbe essere costretta a restituire il denaro per l'acquisto alla società emittente della carta di credito del cliente. Se la società della carta di credito è dalla parte del cliente e non si dispone della ricevuta per convalidare l'acquisto, la società può addebitare uno storno di addebito sul proprio conto commerciante.
Contestare uno storno di addebito
La ricevuta della carta di credito per le transazioni di persona in genere contiene la firma del cliente. Se hai gettato via la ricevuta, non puoi provare che il cliente abbia effettivamente firmato per l'acquisto. Secondo Visa, altri metodi per contestare uno storno di addebito includono qualsiasi corrispondenza tra te e il titolare della carta in cui conferma l'acquisto e altre informazioni sulla ricevuta, incluso un codice di autorizzazione. La ricevuta stessa dimostra anche che avevi la carta, o le informazioni dalla carta, per entrare nel tuo terminale commerciante per elaborare la transazione.
Archiviazione delle ricevute
Le ricevute della carta di credito contengono informazioni che i ladri di identità possono utilizzare per creare account fraudolenti ed effettuare acquisti illegali. Un metodo sicuro per archiviare le tue ricevute è essenziale per proteggere le informazioni dei tuoi clienti. La Federal Trade Commission raccomanda di conservare tutto ciò che contiene le informazioni di identificazione di un cliente in una stanza o in un file chiuso a chiave e di limitare il numero di dipendenti con accesso alle informazioni al minor numero possibile. Se conservi copie digitali delle ricevute, crittografa i file e fornisci parti delle chiavi di crittografia a due o più dipendenti. Ciò garantisce che nessuno possa accedere ai file da solo.
Distruggere le ricevute
Sebbene non sia richiesto dalla maggior parte delle aziende, seguire la regola di smaltimento della FTC garantisce che le informazioni sulle ricevute siano irriconoscibili dopo la distruzione. Come minimo, dovresti distruggere le ricevute, ma per avere la certezza che i dati non siano riconoscibili, considera la possibilità di bruciare ciò che rimane dopo la distruzione. In alternativa, puoi assumere un'azienda specializzata nella distruzione di documenti aziendali. Inoltre, è possibile, in teoria, eliminare i dati cancellando e riscrivendo più volte i file del computer. Tuttavia, i programmi avanzati di recupero dei dati potrebbero essere in grado di recuperare alcune delle informazioni sensibili. Un'opzione migliore è utilizzare un programma di sicurezza che elimina e riscrive il file finché il file originale non è riconoscibile.
Tasse
L'Internal Revenue Service consiglia di conservare per almeno tre anni l'eventuale documentazione di detrazioni e reddito. Conservare le ricevute della carta di credito non è obbligatorio fintanto che si dispone di altra documentazione della vendita, come i record di deposito dal proprio conto commerciante o le ricevute del registratore di cassa. Tuttavia, se desideri detrarre uno storno di addebito dalle tue tasse, avere la ricevuta originale o una copia può aiutare a verificare la perdita se l'IRS seleziona il tuo reso per una verifica.