Le riunioni delle parti interessate offrono a tutti coloro che sono interessati alla tua attività la possibilità di rimanere coinvolti nelle operazioni dell'azienda. Gli incontri sono tipicamente rivolti agli stakeholder più influenti, come azionisti, dirigenti o società partner. Anche le riunioni per diversi tipi di stakeholder sono un'opzione in modo da essere in grado di adattare le informazioni presentate in base a come le parti interessate influenzano l'azienda. Le riunioni sono spesso educative e informative, trattano argomenti generali o nuovi cambiamenti in arrivo per l'azienda. Un incontro ben organizzato è la chiave per fare un'impressione positiva sugli stakeholder.
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Identificare lo scopo specifico della riunione delle parti interessate, nonché il pubblico specifico. Ad esempio, pianifica un incontro per i tuoi fornitori per affrontare i cambiamenti nel tuo processo di acquisto o un incontro con gli azionisti per tenerli aggiornati su un'imminente fusione aziendale. Usa questo scopo e il pubblico specifico come strumento di pianificazione per la riunione.
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Scrivi un ordine del giorno che copra ogni parte della riunione. Determina come inizi la riunione, presenta le informazioni e concludi la riunione. Includi i punti chiave nell'agenda che intendi trattare per servire da schema per te e per i partecipanti alla riunione.
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Scrivi un elenco di domande o argomenti di discussione che ti consenta di ottenere feedback dagli stakeholder. Determina in anticipo quale tipo di informazioni vuoi imparare da loro. Un esempio di informazioni che potresti cercare è il feedback sui tuoi prodotti o servizi attuali, nonché suggerimenti su come migliorarli in futuro.
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Raccogli i documenti che intendi distribuire alle parti interessate durante la riunione. Fornire dispense per informazioni pertinenti, come le informazioni finanziarie dell'anno passato per azionisti o investitori.
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Pianifica la riunione per un orario e un luogo che funzionino per la maggior parte degli stakeholder coinvolti. Scegli una posizione con spazio sufficiente per contenere comodamente il numero di persone e facilitare il tipo di attività che intendi svolgere.
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Chiama la riunione per ordinare in tempo, in modo che non duri a lungo. Segui l'agenda e rispetta il programma il più possibile, consentendo alle parti interessate la possibilità di fornire input.
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Invia una copia del verbale a tutti coloro che hanno partecipato alla riunione come metodo di seguito. Incoraggia i partecipanti a contattarti per qualsiasi domanda o dubbio dopo la conclusione della riunione.