È già abbastanza difficile cercare di respingere le numerose condizioni di mercato che possono stressare la tua attività senza doversi preoccupare ogni giorno della sicurezza e della protezione dei tuoi clienti, fornitori e dipendenti. Intrusi, rapine e interruzioni dei dipendenti possono causare gravi danni alla tua attività e la creazione di procedure di sicurezza proattive per il tuo front office aiuta a prevenire i problemi e possibilmente riduce i premi assicurativi.
Incontra esperti
Il primo passo per creare procedure di sicurezza per il tuo ufficio è incontrare esperti in sicurezza commerciale. Ciò include il tuo amministratore di edificio, se affittate lo spazio, il tuo fornitore di assicurazione, un avvocato responsabile della responsabilità locale e un consulente dei servizi di sicurezza. Cammina nei locali con questi esperti e poi siediti per valutare cosa pensano che tu debba fare per migliorare la tua sicurezza e quali risorse consigliano. Non consentire l'uso di armi da fuoco nei tuoi locali senza parlare con un avvocato, il proprietario dell'edificio e un esperto di sicurezza delle armi.
Accesso alla revisione
Determina a chi dovrebbe essere permesso di entrare nel tuo ufficio e fornisci badge per i dipendenti o un sistema di cicalino che richiede a un addetto alla reception o a un dipendente di far entrare le persone nell'edificio o in ufficio. Posiziona il banco della reception in un luogo che consenta al tuo addetto alla reception di vedere chi si sta avvicinando al tuo banco il prima possibile. Installa le telecamere di sicurezza fuori da tutti gli ingressi e nelle trombe delle scale, se te lo puoi permettere. Le porte delle scale dovrebbero chiudersi dall'esterno, consentendo solo ai dipendenti con le chiavi di entrare nel tuo spazio dalle trombe delle scale. Valuta se è necessario aggiungere porte e finestre più resistenti, incluso il vetro temperato o antiproiettile. A seconda della frequenza con cui i visitatori vengono nel tuo ufficio e della durata della loro permanenza, valuta la possibilità di richiedere badge ID visitatore e di effettuare l'accesso. Limita chi può firmare o accettare pacchi.
Migliora l'illuminazione
Rivedi le tue vie di accesso esterne e gli spazi interni per assicurarti di avere un'illuminazione adeguata dove le persone entrano e lavorano oi clienti aspettano. Metti le luci sui timer in modo che si accendano prima dell'arrivo delle persone e rimangano accese fino a dopo l'orario di chiusura. Assicurati di avere luci di backup che si accendono in importanti aree interne ed esterne quando c'è un'interruzione di corrente.
Politiche dei dipendenti
Crea liste di controllo di apertura e chiusura per i dipendenti che sono i primi ad arrivare e gli ultimi a partire e fornisci procedure di sicurezza che i dipendenti devono seguire durante il giorno. Incontra i dipendenti per discutere su come gestire un incendio, un dipendente scontento, un'emergenza meteorologica o un intruso ostile. Pubblica i numeri di telefono di emergenza vicino a ogni telefono e inseriscili nella composizione rapida. Ricorda ai tuoi dipendenti di non fornire alcuna informazione sulla tua attività al telefono e di rivolgere eventuali richieste al tuo responsabile dell'ufficio. Non lasciare che i dipendenti puntellano le porte d'ingresso aperte quando caricano o scaricano oggetti. Cerca di organizzare un amico o un osservatore per assicurarti che i dipendenti arrivino in sicurezza alle loro auto e invia una parola in codice o una frase che i dipendenti possono usare al telefono o tra loro per dare l'allarme se c'è un intruso nell'area.
Formazione
Organizza un seminario di formazione per aiutare i tuoi dipendenti a trattare verbalmente i colleghi ostili e gli intrusi. Prendi in considerazione l'aggiunta di serrature alle porte degli uffici o l'aggiunta di porte sicure per proteggere i dipendenti da un intruso e posiziona pulsanti antipanico in tutto l'ufficio che i dipendenti possono utilizzare per attivare un forte allarme per avvisare gli altri uffici nelle vicinanze e potenzialmente spaventare gli intrusi. Parla con il tuo avvocato o assicuratore in merito agli aspetti legali dell'offerta di formazione di autodifesa o di rimborso del corso. Se hai diversi uffici, distribuisci walkie-talkie e istruisci i dipendenti su come utilizzarli.