I memorandum interni forniscono ai colleghi e ai manager informazioni su progetti, obiettivi, scadenze, problemi e altri argomenti. Se ti aspetti che il tuo promemoria venga letto, è importante scrivere il più succintamente possibile e identificare chiaramente lo scopo del promemoria. Una rapida revisione della formattazione del memo ti aiuterà a garantire che il tuo memo sia chiaro e conciso.
Titolo
L'intestazione contiene la data, elenca i nomi dei destinatari, elenca il tuo nome e fornisce una breve descrizione dell'oggetto. Posiziona ciascuno di questi elementi su righe separate. "A:" precede l'elenco dei destinatari, "Da:" precede il nome, "Data:" precede la data e "Oggetto:" precede la descrizione dell'oggetto. La parte più importante dell'intestazione è il soggetto. I lettori dovrebbero capire rapidamente quali informazioni o istruzioni sono contenute nel corpo del promemoria leggendo la riga dell'oggetto. Una buona riga dell'oggetto descrive lo scopo del memo con il minor numero di parole possibile.
Introduzione
L'introduzione fornisce alcune informazioni di base sull'argomento che discuterete nel corpo del promemoria. Anche se l'argomento potrebbe essere uno che conosci bene, i tuoi destinatari potrebbero aver bisogno di alcune informazioni aggiuntive, in particolare se non sono direttamente coinvolti nel progetto. Spiega brevemente il motivo del promemoria in un paragrafo di due o tre frasi. L'obiettivo dell'introduzione è garantire che i destinatari capiscano esattamente cosa verrà discusso e perché hanno ricevuto il promemoria.
Body
Il corpo del promemoria spiega in dettaglio l'argomento elencato nella riga dell'oggetto. Se lo scopo del promemoria è aggiornare i destinatari sullo stato di un progetto, potresti spiegare brevemente lo scopo del progetto ed elencare tutti gli elementi che sono stati completati e quelli non completati. Se è necessaria l'approvazione per procedere con un'attività o un incarico, il corpo dovrebbe contenere informazioni che spieghino esattamente cosa si intende fare, quando si prevede di farlo e come si prevede di farlo. Evita di aggiungere dettagli insignificanti. Il promemoria dovrebbe includere solo le informazioni di cui i lettori hanno bisogno per comprendere la situazione o prendere una decisione.
Conclusione
La conclusione spiega quale azione vorresti che i destinatari intraprendessero dopo aver letto il promemoria. Potresti chiedere un input, una decisione o invitare i destinatari a una riunione per discutere l'argomento. La conclusione dovrebbe includere informazioni su come contattarti. Includere più di un metodo di contatto, come il numero di interno del telefono e l'indirizzo e-mail. Se è prevista una scadenza per le risposte al promemoria, è importante annotare anche queste informazioni.