Quando possiedi un'attività, ti piacerebbe pensare che ogni cliente che ti deve dei soldi paghi per intero. In realtà, tuttavia, una certa percentuale di clienti sarà probabilmente inadempiente ai propri obblighi. Riconoscendo questo, gli standard di contabilità finanziaria noti come GAAP - principi contabili generalmente accettati - includono procedure per la stima, la rendicontazione e infine la cancellazione di crediti inesigibili.
Crediti
Quando i clienti sono in debito con la tua azienda, tale debito viene elencato nel tuo bilancio come una risorsa, chiamata contabilità clienti o "A / R". In base ai GAAP, di volta in volta devi valutare i tuoi crediti in sospeso, ad esempio una volta all'anno o una volta al trimestre, e fornire una stima di quanto del totale pensi di non essere in grado di incassare. Le aziende fanno la loro stima sulla base dell'esperienza passata.
Spese per crediti inesigibili
In base ai GAAP, quando effettui vendite ai clienti, riconosci immediatamente i ricavi sul tuo conto economico, anche quando i clienti non pagano immediatamente. Quando non sei in grado di riscuotere sui conti dei clienti, devi segnalare una spesa per compensare le entrate che hai riportato al momento della vendita. Questo è noto come "spesa per debiti inesigibili". Ma ecco dove diventa complicato: non aspetti che gli account vadano male prima di segnalare una spesa. Piuttosto, segnali una spesa in base alla stima a cui sei arrivato quando hai analizzato i tuoi crediti. Supponiamo che tu abbia $ 50,000 in vendita e la tua analisi suggerisce che $ 1,500 non saranno collezionabili. GAAP richiede di segnalare immediatamente la spesa per crediti inesigibili di $ 1,500. Non sai quali account particolari andranno a male, ma sai che alcuni lo faranno, e GAAP insiste sul fatto che il tuo bilancio lo rifletta.
Fondo svalutazione crediti
Accoppiato con i crediti nei libri contabili di una società tipica è un conto speciale chiamato "indennità per crediti dubbi" o "indennità per conti inesigibili". Questo è un "contro asset", il che significa che compensa il saldo in un altro account asset, in questo caso A / R. L'importo segnalato come spesa per debiti inesigibili va in questa indennità. Continuando con l'esempio, avresti un saldo della contabilità clienti di $ 50,000 con un'indennità di $ 1,500. In base ai GAAP, il tuo bilancio dovrebbe riportare A / R "al netto di indennità". Quindi il tuo bilancio mostrerebbe crediti netti di $ 48,500.
Cancellazioni
Ad un certo punto, riterrai effettivamente un account non riscuotibile. Quando ciò accade, "annulli" l'account. Supponiamo che tu decida che un debito specifico di $ 100 è inesigibile. Innanzitutto, diminuisci i tuoi crediti di $ 100. Inoltre, riduci di $ 100 l'indennità per conti dubbi. Quindi, nell'esempio, il saldo della tua contabilità clienti scenderà a $ 49,900, mentre l'indennità scenderà a $ 1,400. Tieni presente, tuttavia, che i tuoi crediti netti rimangono gli stessi: $ 49,900 - $ 1,400 = $ 48,500. Questa cancellazione avviene solo in bilancio. Hai già segnalato la spesa per crediti inesigibili, quindi non c'è alcun impatto sul conto economico.
Regolazioni
Se ci sono ancora soldi "rimasti" nell'indennità per crediti dubbi la prossima volta che esamini A / R, potresti essere in grado di segnalare una minore spesa per crediti inesigibili. Ad esempio, supponiamo che l'indennità abbia $ 500 rimanenti quando conduci la tua revisione regolare. Se determini che $ 1,300 dei tuoi conti non sono riscuotibili, devi solo segnalare una spesa per crediti inesigibili di $ 800, che riporta l'indennità fino ai $ 1,300 necessari. D'altra parte, se la tua indennità si esaurisce più velocemente del previsto tra le revisioni e hai bisogno di cancellare più crediti inesigibili, dovrai ricostituire l'indennità prendendo immediatamente una spesa aggiuntiva per crediti inesigibili.