Sebbene gli stati non richiedano alle società a responsabilità limitata di registrare i verbali delle riunioni, i proprietari di piccole imprese conoscono il valore di tenere registri aziendali dettagliati. Avere una registrazione accurata degli argomenti discussi durante le riunioni può rendere le riunioni future più produttive e preservare il "velo aziendale" che protegge i membri di una LLC. Se non hai esperienza con la creazione di minuti, esistono strumenti software per semplificare e persino automatizzare il processo per te.
Formato dei verbali di LLC
Il formato dei verbali delle riunioni della LLC dovrebbe essere molto simile a quello di una società. La prima parte del verbale riporta i fatti della riunione: la data, l'ora e il luogo. Se durante la riunione viene presentata una mozione, il verbale riflette chi ha presentato la mozione, nonché l'esito della mozione. Altri elementi registrati nei verbali includono i voti presi durante la riunione e gli aggiornamenti sulle attività e sugli obiettivi recenti dell'azienda. Al termine della riunione viene registrato l'orario di aggiornamento e tutti i membri presenti firmano il verbale.
Strumenti software
Le piccole imprese possono scegliere tra una varietà di prodotti software che aiutano con pochi minuti. Alcuni, come ComplianceLock, assistono le società e le LLC con tutti gli aspetti della conformità, inclusi i verbali delle riunioni, i requisiti di presentazione annuale e le scadenze fiscali. Il software può generare verbali di riunione per l'utente, inserendo informazioni sull'azienda e testo standard. Altri prodotti come MinuteTraq sono prodotti per la gestione delle riunioni per le aziende. La funzionalità di MinuteTraq utilizza l'agenda della riunione come input per generare un documento Word contenente i verbali. È richiesto un inserimento dati minimo, poiché il programma inserisce automaticamente quante più informazioni possibili. MinuteTraq fornisce supporto per altri documenti aziendali oltre ai verbali, inclusi ordini del giorno, lettere e note legali.
Servizi in linea
Le applicazioni basate sul Web come Rocket Lawyer, ManageMyMinutes e LegalZoom contengono anche elementi di creazione di minuti. Gli utenti selezionano dai modelli disponibili e seguono le istruzioni di una procedura guidata inclusa o di un questionario. Questi prodotti forniscono agli utenti un documento completo per il download. ManageMyMinutes archivia anche i minuti elettronicamente e include funzionalità di calendario per ricordare agli utenti le future scadenze di conformità.
Considerazioni
Il prezzo varia notevolmente tra gli strumenti disponibili per creare verbali aziendali. Poiché i minuti non sono richiesti dagli stati per le LLC, considerare il valore delle altre funzionalità incluse in ciascun prodotto software quando si valuta un acquisto. Sebbene gli strumenti per la creazione di minuti siano utili, è possibile creare minuti LLC senza di essi utilizzando un software di elaborazione testi e un modello personalizzato.