Uno degli elementi più critici per gestire un panificio di successo è un accurato sistema di contabilità. Quando configuri il tuo sistema, una delle prime domande a cui devi rispondere è quale metodo di contabilità utilizzerai. L'Internal Revenue Service riconosce due principali metodi contabili, indipendentemente dal tipo di attività: base per cassa e base per competenza. La principale differenza tra loro è come e quando vengono riportati i ricavi e le spese.
Mostrarmi il denaro
In base alla contabilità per cassa, non si registrano entrate e uscite fino a quando non vengono effettivamente ricevute o pagate. L'IRS lo chiarisce spiegando che il reddito è considerato ricevuto quando è nel tuo account e puoi usarlo senza restrizioni. Ad esempio, quando vendi una dozzina di ciambelle e il tuo cliente paga con un assegno, devi registrare il reddito anche se non incassi subito l'assegno. Allo stesso modo, quando paghi la consegna della farina, devi registrare quella spesa quando scrivi l'assegno, anche se non lo spedisci subito.
Inconvenienti del metodo Cash
In superficie, potrebbe sembrare che la base in contanti sia la strada da percorrere per un panificio. È semplice, diretto e probabilmente quello a cui sei abituato nella tua vita personale. Tuttavia, presenta alcuni svantaggi in un contesto lavorativo. La base di cassa non mostra sempre una rappresentazione accurata di come sta andando il tuo panificio. Se hai clienti che acquistano prodotti da forno con condizioni di vendita di 30 giorni, ad esempio un ristoratore, non puoi contare quelle vendite finché non hai effettivamente in mano l'assegno. Può anche complicare la contabilità dell'inventario, che è qualcosa che un panificio ha quasi sempre.
The Big Picture
Con il metodo della competenza, le panetterie registrano le entrate e le spese quando vengono guadagnate o sostenute, indipendentemente da quando vengono effettivamente ricevute o pagate. Se un cliente acquista 12 dozzine di panini per la cena e gli fai una fattura, devi riconoscere quel reddito al momento della consegna. La base di competenza richiede che tu registri la vendita e il reddito risultante anche se non pagherà effettivamente per un altro mese. Allo stesso modo, quando il tuo panificio riceve una spedizione di farina e zucchero, registrerai immediatamente la spesa anche se potresti non scrivere l'assegno per un altro mese. L'idea principale qui è di aiutarti ad abbinare il reddito di un dato anno con le spese sostenute nel processo di guadagno. Ti dà anche un'idea più precisa di dove si trova il tuo panificio perché stai vedendo un'immagine aggiornata delle finanze del tuo panificio.
Il diavolo è nell'inventario
Sebbene l'IRS non richieda specificamente di utilizzare un metodo piuttosto che un altro, la maggior parte dei panifici dovrà utilizzare la base per competenza. La ragione principale di ciò è l'inventario. Ad esempio, se il tuo fornitore ti fattura per gli ingredienti che utilizzi, come farina, spezie, latte e così via, il metodo in contanti non ti consente di registrarli o inserirli nel tuo inventario finché non scrivi l'assegno. Ciò può rendere difficile tenere traccia delle condizioni finanziarie del tuo panificio e rendere più complicato il tempo delle tasse. Per questo motivo, dovresti considerare di consultare un professionista della contabilità per una consulenza qualificata e per aiutarti a impostare i libri per il tuo panificio.