Quando tutti i budget a livello di reparto si bilanciano e i reparti mantengono le spese in linea con gli importi preventivati, l'azienda soddisfa nel complesso il risultato operativo previsto. Tra le molte voci di bilancio possibili, un responsabile di reparto deve prestare particolare attenzione ad alcune voci principali, importanti perché la somma di queste voci per tutti i budget di reparto rappresenta una parte importante delle spese generali di un'azienda. Se un manager è in grado di prevenire gli sforamenti nelle voci di grandi dimensioni, il suo budget complessivo si avvicinerà al pareggio.
Libro paga
Il pagamento degli stipendi e degli stipendi dei dipendenti è una voce importante nel budget di qualsiasi dipartimento. Sebbene il libro paga sia un costo importante, è possibile prevedere l'importo con elevata precisione. La retribuzione di base è fissa e gli aumenti salariali sono relativamente piccoli e prevedibili entro un dato intervallo. Se devi licenziare un dipendente o se devi licenziare un dipendente, puoi assumere un sostituto con lo stesso stipendio. Mentre gli straordinari possono essere un fattore di budget in alcuni reparti, un aumento degli straordinari di solito significa più lavoro e maggiori entrate per l'azienda.
Benefici
I benefici per i dipendenti sono una voce di budget più piccola ma sono più variabili. Puoi preventivare con precisione determinati vantaggi collaterali come auto aziendali o pasti, ma se la tua azienda offre un'assicurazione sanitaria o piani simili per i dipendenti, il tuo broker potrebbe imporre aumenti imprevisti dei premi. Per rispettare il budget, potrebbe essere necessario ridurre i vantaggi o i vantaggi che controlli per compensare gli aumenti del costo di altri vantaggi.
IT
È possibile controllare i costi IT e soddisfare le previsioni di budget gestendo l'utilizzo e la sostituzione delle apparecchiature. Se noleggi i tuoi computer, i costi sono prevedibili; ad esempio, potresti essere in un ciclo di sostituzione di due o tre anni incluso nel tuo budget. I costi di licenza dell'applicazione sono stabili e prevedibili ed è possibile gestire il costo unitario delle risorse implementando criteri per ridurre l'archiviazione di dati obsoleti e l'utilizzo di Internet.
Comunicazioni
Mentre i costi della telefonia fissa sono diminuiti e le tecnologie alternative come il VoIP riducono ulteriormente i costi di comunicazione in ufficio, il costo delle comunicazioni dei lavoratori mobili continua ad aumentare. Smartphone e tablet che utilizzano grandi quantità di dati stanno sostituendo i cellulari. La voce di budget per le comunicazioni nei reparti con lavoratori mobili è difficile da controllare. Puoi gestire i costi con criteri che limitano il tipo di piani o servizi di comunicazione mobile che il tuo dipartimento pagherà, ma devi assicurarti che tali criteri non riducano la produttività dei lavoratori.
Viaggi
I costi di viaggio variano a seconda della funzione del dipartimento, ma puoi gestirli controllando i viaggi. Devi stabilire il viaggio che è essenziale, come ispezioni di strutture remote o visite per la negoziazione di contratti importanti. Puoi classificare il viaggio rimanente in base ai risultati che ti aspetti dal viaggio. Se i costi di viaggio aumentano in modo imprevisto e rischiano di superare il budget, puoi posticipare o annullare il viaggio che non è fondamentale. Ciò consente di evitare completamente alcuni costi di viaggio e di inserire altri costi nel budget per il trimestre o l'anno successivo.