Le piccole aziende di solito hanno linee guida specifiche per la rendicontazione delle spese di viaggio. I dipendenti devono seguire attentamente queste linee guida in modo da non ricevere la restituzione delle note spese. Ciò può ritardare i rimborsi. Le linee guida per le note spese di solito includono un budget o un tetto giornaliero sulle spese, procedure di rendicontazione, requisiti per le ricevute, regole per le spese non rimborsabili e canali di autorizzazione adeguati.
Budgeting
Secondo Employment-Handbook.org, un aspetto importante delle linee guida per la nota spese è imparare a pianificare le spese quotidiane. Ad esempio, se una sera intrattieni i clienti o mangi una cena costosa, dovresti cenare più a buon mercato il giorno o due successivi per rispettare il budget. Queste linee guida sono solitamente scritte nel manuale del dipendente per una facile consultazione. Chiedi al tuo supervisore le linee guida sulle spese di viaggio prima del tuo primo viaggio di lavoro.
Segnalazione
È necessario segnalare ogni spesa sotto la data specifica in cui si è verificata la spesa. Il chilometraggio dell'automobile o le spese di volo devono essere segnalati nei giorni specifici di partenza e di ritorno. Ad esempio, dovresti registrare la spesa del tuo volo di partenza il giorno della partenza, quindi annotare il prezzo del viaggio di ritorno quando torni. Inoltre, se guidi per 100 miglia da e per l'aeroporto, dividi il tuo chilometraggio a metà. Successivamente, moltiplicare l'assegnazione delle miglia aziendali (ovvero 27 centesimi per miglio) per 50 miglia e registrarla il giorno della partenza. Successivamente, segnala l'altra metà del volo di ritorno e torna a casa in quella data esatta. Registrare tutte le spese in successione nella nota spese. Aiuta a organizzare le ricevute di giorno in anticipo, il che può farti risparmiare tempo. Dovrai scrivere date specifiche sulla nota spese, poiché questi spazi sono generalmente vuoti. Infine, aggiungi le somme delle spese giornaliere verticalmente, quindi calcola i totali per ogni tipo di spesa orizzontalmente. Sottrai gli eventuali pagamenti anticipati forniti dall'azienda da quelli che ti sono dovuti. Assicurati di ricontrollare i tuoi calcoli prima di consegnare la nota spese. (Vedi riferimenti 1 e 2 e risorsa 1)
Requisiti per la ricevuta
Dovresti conservare tutte le tue ricevute, incluso il biglietto del taxi, ogni volta che spendi soldi per il tuo viaggio. In generale, ti verrà richiesto di includere solo le ricevute per i pasti che superano i cinque dollari. Tuttavia, conservare tutte le ricevute ti aiuterà a riportare con precisione le tue spese. Inoltre, assicurati di allegare tutte le ricevute richieste alla nota spese. Oltre alle ricevute dei pasti superiori a cinque dollari, allegare ricevute che superano i $ 25 per tutte le altre spese.
Spese non rimborsabili
Alcune spese non possono essere incluse nella dichiarazione delle spese. Ad esempio, non dovresti mai includere biglietti di parcheggio, spese eccessive per i bagagli o pagamenti per i membri della famiglia nella tua nota spese. Se trascorri giorni extra in una determinata città per le vacanze, non aggiungere tali spese alla nota spese. Per ulteriori linee guida sulle spese non rimborsabili, controlla il manuale della tua azienda o parla con le risorse umane. Puoi anche fare riferimento alle linee guida sulle spese di viaggio su Employee-Handbook.org.
Autorizzazione
La maggior parte delle aziende ti chiederà di consegnare la nota spese al tuo supervisore. Assicurati di firmare prima e di farne una copia. Potrebbero essere necessarie alcune settimane per ottenere il rimborso del viaggio, in quanto i conti pagabili di solito dovranno esaminarlo.