I proprietari di piccole imprese devono affrontare una serie di regolamenti governativi federali e statali riguardanti l'assunzione di dipendenti e devi rispettare tali regolamenti. Includono la distinzione tra un appaltatore indipendente e un dipendente, la conferma che i dipendenti sono legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti e l'effettuazione di detrazioni obbligatorie dagli stipendi dei dipendenti.
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Richiedi un numero di identificazione del lavoro presso l'Internal Revenue Service. È necessario l'EIN ai fini della dichiarazione fiscale all'IRS e quando si comunicano i dati sui propri lavoratori a determinate agenzie statali. Contatta direttamente l'IRS per richiedere un EIN.
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Determina se un dipendente è un imprenditore indipendente o un dipendente rivedendo i regolamenti dell'IRS. Un imprenditore indipendente è un lavoratore autonomo, mentre un dipendente è qualcuno che svolge servizi che possono essere controllati dal suo datore di lavoro. In particolare, un datore di lavoro ha il diritto legale di controllare il modo in cui un dipendente esegue i suoi servizi.
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Verificare l'idoneità del dipendente a lavorare negli Stati Uniti facendo compilare il modulo I-9, Verifica dell'idoneità all'impiego, rilasciato dai Servizi per la cittadinanza e l'immigrazione degli Stati Uniti. È necessario completare il modulo ed esaminare la documentazione che il dipendente invia per confermare la sua idoneità a lavorare nel paese o il suo stato di cittadinanza. Puoi richiedere solo la documentazione specificata nel modulo I-9.
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Fornire al nuovo dipendente un modulo IRS W-4 da completare ai fini della ritenuta alla fonte dell'imposta sul reddito federale. A differenza della ritenuta fiscale della previdenza sociale e di Medicare, che si basa su percentuali fisse, la ritenuta fiscale federale sul reddito dipende dalle tabelle delle ritenute fiscali circolari dell'IRS E e dallo stato di deposito e dal numero di indennità che il dipendente richiede sul suo W-4. È difficile conoscere l'importo appropriato dell'imposta federale sul reddito da trattenere dagli stipendi del dipendente senza il W-4.
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Contattare l'agenzia delle entrate statale per le linee guida sulla ritenuta alla fonte statale e locale. Alcuni stati non richiedono ai dipendenti di trattenere l'imposta sul reddito statale, mentre alcuni lo richiedono più la ritenuta alla fonte. Lo stato potrebbe richiedere di fornire a un nuovo dipendente un modulo separato dal W-4 da compilare ai fini della ritenuta alla fonte statale e locale. Inoltre, lo stato potrebbe richiedere la registrazione per un numero di identificazione del datore di lavoro statale (SEIN) ai fini dell'imposta sui salari statali.
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Registrati con il tuo programma statale di segnalazione delle nuove assunzioni, che richiede di segnalare allo stato le nuove assunzioni e i dipendenti riassunti subito dopo la data di assunzione o riassunzione. Il programma aiuta le forze dell'ordine statali per il mantenimento dei figli a individuare i genitori che devono il mantenimento dei figli e ad emettere ordinanze di ritenuta alla fonte in modo più efficiente. La legge federale richiede di inviare sette elementi di dati: nome del datore di lavoro, indirizzo e EIN federale e nome del dipendente, indirizzo, numero di previdenza sociale e data di assunzione. La legge del tuo stato potrebbe avere requisiti aggiuntivi.
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Ottenere un'assicurazione di compensazione dei lavoratori in base ai requisiti statali. I datori di lavoro possono ottenere l'assicurazione tramite il programma statale di indennizzo dei lavoratori, su base autoassicurata o tramite una compagnia assicurativa commerciale.
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Acquista un'assicurazione per l'invalidità se lo stato lo richiede. Questa assicurazione richiede di fornire una sostituzione parziale del salario ai dipendenti che non possono lavorare a causa di un infortunio o malattia non correlata al lavoro. California e New Jersey sono due stati che richiedono questa assicurazione.
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Contattare il Dipartimento del lavoro, salari e ore degli Stati Uniti per le normative federali sul lavoro relative a salario minimo, mance, tenuta dei registri, pause, periodi dei pasti e retribuzione degli straordinari.
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Consultare il dipartimento del lavoro statale per i requisiti del lavoro statale. Lo stato può aderire ad alcune leggi federali sul lavoro, o può avere il proprio salario minimo, le pause, la tenuta dei registri e le norme sugli straordinari.
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Registrati presso l'agenzia statale per la forza lavoro ai fini dell'imposta statale sulla disoccupazione. La maggior parte delle aziende è tenuta a pagare le tasse di disoccupazione federali e statali. Paghi la tassa di disoccupazione federale all'IRS e la tassa di disoccupazione statale all'agenzia statale per la disoccupazione o la forza lavoro.
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Ottenere una copia della pubblicazione IRS 15, la Guida fiscale del datore di lavoro, per istruzioni su come trattenere le tasse federali dagli stipendi dei dipendenti e pagarle all'IRS. La pubblicazione spiega anche come pagare le proprie tasse federali all'IRS.