Le aziende raramente possono operare gratuitamente - anche se ottengono volontari, le forniture costano comunque denaro. Pertanto, le aziende prestano molta attenzione ai loro budget e al costo di tutto ciò che accade all'interno dell'azienda. Un numero di particolare importanza per la pianificazione operativa e di progetto generale è il totale della varianza dei costi. Questa cifra è abbastanza semplice da calcolare ma può avere un grande impatto su ciò che fanno i manager.
Definizione
La varianza dei costi è un modo per mostrare le prestazioni finanziarie di un progetto. In particolare, è la differenza matematica tra il costo preventivato del lavoro svolto, o BCWP, e il costo effettivo del lavoro svolto, o ACWP.
Varianze negative e positive
Gli scostamenti dei costi possono essere valori positivi o negativi. Le cifre negative si verificano se spendi più per un progetto di quanto hai consentito nel tuo budget. Si ottengono cifre positive se si spende meno per un progetto rispetto al budget previsto. Le cifre negative sulla varianza dei costi sono quasi sempre una cosa negativa per un'azienda, poiché le aziende non possono sempre garantire di poter trovare i fondi per coprire il costo in eccesso. Tuttavia, anche le variazioni di costo positive non sono sempre buone per un'azienda. Ad esempio, se esci in nero sul budget del tuo progetto sacrificando il servizio clienti o parti di qualità, potresti non vendere il maggior numero di prodotti o potresti perdere clienti. È necessario esaminare tutti i dati sulla varianza dei costi ottenuti nel contesto della propria attività per determinare il vero impatto che tali numeri avranno.
Significato
Indipendentemente dal fatto che la varianza sia positiva o negativa, significa una delle due cose. Il primo è che, a causa di dati insufficienti o inappropriati o di errori umani, hai sovrastimato o sottostimato le spese. La seconda possibilità è che si siano verificati eventi o circostanze che hanno modificato i costi, ad esempio l'impossibilità di un fornitore di soddisfare l'ordine e la necessità della spedizione di materiali da un altro fornitore più costoso. A volte questi eventi o circostanze sono prevenibili, nel qual caso le strategie di gestione del rischio possono aiutare, ma non è sempre così, soprattutto perché è difficile prevedere ogni possibile problema o scenario che potrebbe verificarsi.
Importanza
La varianza dei costi ti consente di monitorare la progressione finanziaria di qualunque cosa tu stia facendo nella tua attività. Quando le variazioni di costo sono basse, sai di aver controllato bene i tuoi rischi. Sai anche di aver recuperato e analizzato a sufficienza i dati relativi alle operazioni. Idealmente, i costi effettivi dovrebbero corrispondere a quanto preventivato e la varianza dei costi dovrebbe essere zero, ma in pratica questo è abbastanza difficile da ottenere.