Le regole delle carte di credito non sono diverse per le organizzazioni senza scopo di lucro 501 (c) (3) rispetto a individui o aziende che realizzano un profitto. Tuttavia, il modo in cui la tua azienda utilizza le proprie carte di credito può influire sul tuo stato di organizzazione non profit e anche il modo in cui elabora le carte di credito di donatori o clienti deve essere onesto. Una politica chiara sulle carte di credito aiuterà i dipendenti a utilizzare correttamente le carte dell'organizzazione e consentirà a donatori e dipendenti di sapere quando e in quali circostanze la tua azienda accetta pagamenti con carta di credito.
Perché 501 (c) (3) Status Matters
501 (c) (3) le organizzazioni godono dello status di esenzione fiscale con l'Internal Revenue Service. Per avere diritto a questo status, non puoi restituire un profitto agli azionisti e devi fornire servizi di interesse pubblico di beneficenza, religiosi, scientifici, educativi o simili. L'utilizzo di carte di credito non influirà sul tuo stato, ma se le tue carte di credito vengono utilizzate per guadagno personale, ad esempio per acquistare un regalo per un coniuge, la tua organizzazione potrebbe perdere il suo status.
Utilizzo della carta di credito dei dipendenti
Se dai ai tuoi dipendenti l'accesso a una carta di credito aziendale, dovresti limitare l'uso della carta a scopi commerciali. Poiché non devi pagare le tasse sui tuoi guadagni, non devi tenere traccia delle spese e delle detrazioni dei dipendenti. Ma se i dipendenti iniziano a utilizzare il biglietto da visita per le spese personali, potrebbe compromettere il tuo stato di non profit, quindi dovresti monitorare attentamente la spesa dei dipendenti. La tua politica dovrebbe delineare la procedura che i dipendenti devono seguire per avere accesso alla carta di credito aziendale e alle spese consentite dalla tua organizzazione.
Accettare pagamenti con carta di credito
Se accetti donazioni e altri pagamenti tramite carta di credito, stabilisci politiche chiare per questo utilizzo. Potresti notificare ai donatori che verrà addebitata una commissione per i pagamenti con carta di credito rifiutati e che ti riservi il diritto di ritentare una carta rifiutata a meno che il donatore non annulli il pagamento. Sebbene sia possibile addebitare una commissione per l'elaborazione delle carte di credito, la commissione deve essere ragionevolmente correlata alle proprie spese. Ad esempio, non potresti addebitare $ 5 per transazione per trarre profitto dalle donazioni.
Donazioni e ricevute
I donatori possono richiedere una ricevuta fiscale in modo da poter richiedere una detrazione per la loro donazione. I pagamenti con carta di credito lo rendono facile, perché i pagamenti di persona producono automaticamente una ricevuta. Se i tuoi clienti pagano online, valuta la possibilità di inviare una ricevuta elettronica tramite un processore di pagamento o di inviare al cliente una ricevuta per posta. La ricevuta deve elencare chiaramente il nome della tua organizzazione e lo stato 501 (c) (3), nonché l'importo specifico della donazione.
Sicurezza dei dati
I tuoi donatori devono essere certi che le loro informazioni personali siano al sicuro quando autorizzano un pagamento tramite carta di credito. Se accetti pagamenti di persona, seguire le pratiche del settore come la richiesta di identificazione e la richiesta di una firma può proteggere i clienti, ma i pagamenti online possono essere più impegnativi. Prendi in considerazione l'utilizzo di un processore di pagamento sicuro o la crittografia dei dati dei consumatori inviati online.