La maggior parte delle grandi aziende dispone di interi reparti designati per monitorare e tracciare l'inventario. Inoltre, le aziende più piccole in genere dedicano molto tempo al processo di monitoraggio dell'inventario. Il motivo per cui il monitoraggio dell'inventario riceve così tanta attenzione da aziende di tutte le dimensioni può essere riassunto in una parola: denaro. Le aziende spendono un'enorme quantità di denaro per l'inventario e la maggior parte desidera sapere esattamente dove risiede quell'inventario in un dato momento.
Inventario
La maggior parte delle aziende utilizza l'inventario in una o più forme. Aziende come dettaglianti e grossisti acquistano e vendono prodotti. Queste aziende gestiscono un inventario costituito principalmente dai prodotti che acquistano e vendono. Altre aziende, come i produttori, acquistano componenti e materie prime e convertono questi articoli in un prodotto finito. L'inventario di un produttore è costituito da componenti, materie prime e prodotti finiti.
Tracciamento manuale e automatico
Il monitoraggio dell'inventario è costituito dai sistemi e dalle politiche progettati per monitorare il movimento dell'inventario. Molti anni fa, le aziende tracciavano l'inventario manualmente con un sistema noto come sistema di carte o cardex. Ogni volta che l'inventario veniva acquistato o venduto, la quantità veniva scritta manualmente sulla scheda di quell'articolo e veniva sommato un nuovo importo disponibile. Oggi, alcune aziende utilizzano ancora un tipo di sistema di immissione manuale per registrare le transazioni di inventario, tranne per il fatto che le voci vengono registrate in un programma di fogli di calcolo piuttosto che su una scheda cartacea. La tecnologia ha apportato enormi miglioramenti al modo in cui l'inventario viene tracciato. Molte aziende hanno un flusso di lavoro di tracciamento dell'inventario completamente automatizzato. Ogni volta che si verifica un movimento di inventario, il sistema di gestione dell'inventario riceve un aggiornamento automatico della transazione. Ciò elimina molti degli errori umani causati dal monitoraggio manuale dell'inventario.
Significato
Le aziende che possiedono l'inventario in genere hanno investito una grande quantità di denaro per acquistare l'inventario. Il monitoraggio dell'inventario monitora dove risiede l'inventario di un'azienda nella catena di approvvigionamento. Il monitoraggio dell'inventario fornisce inoltre a un'azienda i dati su quanto inventario possiede, dove esistono i suoi inventari, lo stato delle sue scorte (danneggiate, restituite, rifiutate, in attesa) e aiuta a scoraggiare furti e smarrimenti. Il monitoraggio dell'inventario diventa anche parte del programma completo di gestione dell'inventario di un'azienda. La gestione dell'inventario costituisce le linee guida in base alle quali l'inventario viene acquistato, utilizzato, spostato, venduto e distrutto.
Metodi di monitoraggio
Esistono vari metodi di tracciamento per tracciare l'inventario. Il codice a barre, noto anche come codice universale del prodotto (UPC), rimane uno dei metodi di tracciamento dell'inventario più comuni. La maggior parte dei negozi di alimentari e dei rivenditori utilizza il codice a barre presente sui prodotti per eseguire la scansione degli articoli nel terminale del punto vendita. I codici a barre tracciano il movimento delle scorte lungo la catena di approvvigionamento. Il codice a barre contiene i dati sulla descrizione dell'articolo, il prezzo dell'articolo e l'unità di misura dell'articolo. L'identificazione a radiofrequenza (RFID) è un altro metodo utilizzato per tracciare l'inventario. La tecnologia RFID si presenta in due forme: RFID attiva e RFID passiva. L'RFID attivo funziona meglio negli ambienti in cui esistono problemi di sicurezza e in quelli che richiedono informazioni di tracciamento in tempo reale. L'RFID passivo funziona meglio se utilizzato con scanner portatili e dove non esistono problemi di sicurezza.
Considerazioni
I metodi di tracciamento dell'inventario variano, ma svolgono tutti la stessa funzione: tengono traccia del singolo più grande investimento di un'azienda. Il sistema o il metodo utilizzato per tracciare l'inventario è meno importante delle politiche progettate per gestire efficacemente i movimenti dell'inventario.