Quando si tratta di corrispondenza commerciale, formale è il nome del gioco. Le lettere commerciali senza fronzoli sono progettate per arrivare direttamente al punto in questione, comunicando chiaramente tutto ciò che il destinatario deve sapere. Occasionalmente, una notazione di riferimento viene utilizzata per attirare immediatamente l'attenzione del lettore sull'essenza del contenuto, prima ancora che il corpo inizi. Le notazioni di riferimento di solito assumono quattro forme, sebbene in genere abbiano lo stesso significato.
"Soggetto:"
Una riga di testo dell'oggetto indica il contenuto da seguire nel corpo della lettera commerciale. È scritto come una frase, ad esempio "Oggetto: riunione editoriale di lunedì", piuttosto che come una frase. Pertanto, non richiede la punteggiatura alla fine.
"RI:"
Significa "riguardante", questa notazione è seguita anche dall'argomento da affrontare nella lettera. Di solito si trova tra l'indirizzo e il saluto. "RE:" può essere utilizzato in una lettera originale o in una risposta e talvolta viene generato automaticamente nella riga dell'oggetto di un messaggio di posta elettronica quando si seleziona "risposta".
"Quando si risponde, fare riferimento a:"
Questa notazione di riferimento è comunemente utilizzata negli annunci di lavoro o nelle richieste di proposte recanti un codice di identificazione. Ad esempio, "Quando si risponde, fare riferimento al codice JOB1A". Gli intervistati farebbero quindi riferimento alla notazione nella loro lettera di risposta.
"In re:"
"In re" si trova nella lettera di un convenuto prima del saluto. Potrebbe essere letto come "Domanda di JOB1A su hiremenow.com". Questa versione della notazione di riferimento è simile a "RE :," ma di solito viene utilizzata solo in risposta a una lettera.