Le spese in conto capitale differiscono dalle spese operative sia in termini di motivo per cui il denaro viene speso sia in termini di tempo di pianificazione. A differenza delle spese operative, che includono costi come salari, tasse, assicurazioni e manutenzione delle attrezzature, le spese in conto capitale si riferiscono al denaro speso per acquistare o aggiornare beni fissi come attrezzature, tecnologia o immobili. Le spese coinvolte nelle spese in conto capitale creano la necessità di pianificare in anticipo indipendentemente dal fatto che una spesa in conto capitale sia obbligatoria o discrezionale.
Cos'è
La pianificazione delle spese in conto capitale include le persone e le procedure su cui un'azienda fa affidamento per valutare le esigenze a lungo termine e valutare le esigenze aziendali a lungo termine. Il confronto delle esigenze con i piani a lungo termine e gli obiettivi di crescita aziendale aiuta l'azienda a stabilire le priorità e pianificare gli acquisti di asset di capitale. In alcuni casi questo può essere semplice come ispezionare il tetto, valutare la sua vita utile residua e il costo di sostituzione e quindi aggiungere a un piano di spesa in conto capitale in ordine di priorità. In altri casi, tuttavia, la pianificazione della spesa in conto capitale può essere notevolmente più complicata. Ad esempio, l'aggiornamento di un'infrastruttura IT in genere deve essere pianificato in una serie di fasi che in totale coprono un periodo di mesi o anni.
Flusso di lavoro per la pianificazione delle spese
I passaggi del processo di pianificazione spesso seguono un flusso di lavoro dal basso verso l'alto. I responsabili di reparto spesso avviano il processo identificando un'esigenza come un aumento del numero di reclami su una rete che funziona lentamente o inefficienze create dall'utilizzo di apparecchiature informatiche obsolete. Un'analisi costi-opportunità o uno studio di fattibilità possono identificare possibili soluzioni nonché potenziali costi e conseguenze. Una volta che la proposta raggiunge l'imprenditore o il team decisionale, le opzioni di costo-opportunità vengono analizzate, le stime dei costi vengono confrontate con il budget annuale e, se approvate, la spesa passa alla fase di pianificazione.
Pianificazione del periodo di tempo
Sebbene non esista un periodo di tempo prestabilito a cui deve aderire la pianificazione della spesa in conto capitale, molte aziende scelgono un periodo da quattro a sei anni. Questo perché un periodo di tempo più breve spesso non è sufficiente per completare una spesa che richiede l'attuazione in una serie di passaggi, mentre un periodo di tempo più lungo può rendere più difficile la creazione di un budget accurato. Il periodo scelto dovrebbe essere abbastanza lungo da consentirti di pianificare con precisione, stabilire le priorità e costruire le riserve finanziarie richieste o creare un piano per il prestito che sarà il meno costoso per la tua azienda.
Misurazione del successo della pianificazione delle spese in conto capitale
Una pianificazione delle spese in conto capitale di successo richiede strumenti per la definizione delle priorità, la gestione dei rischi e l'ottimizzazione dei tempi delle spese in conto capitale. Sebbene diverse aziende possano scegliere strumenti diversi, le metriche come l'hurdle rate, il periodo di recupero dell'investimento, il valore attuale netto e il ritorno sull'investimento sono tra i più comunemente utilizzati. I tassi di ostacolo specificano un'aspettativa di tasso di rendimento minimo. Il periodo di ammortamento identifica il tempo che l'azienda si aspetta che impiegherà per recuperare il costo dell'investimento. Il valore attuale netto viene utilizzato per determinare il valore di un progetto proiettando gli afflussi di cassa netti che l'investimento genererà mentre il ROI viene utilizzato per dare la priorità alle spese in conto capitale. In alcune aziende gli alberi decisionali sono un altro strumento utilizzato per stabilire la priorità delle spese in conto capitale.