L'International Organization for Standards pubblica linee guida per l'assicurazione della qualità che includono procedure per il controllo obbligatorio dei documenti. Controllare i documenti per ISO significa tenere traccia dei documenti per garantire che i dipendenti che vi fanno riferimento abbiano sempre a disposizione il documento corretto. Le procedure di controllo dei documenti ISO specificano le misure che è possibile utilizzare per controllare i documenti di garanzia della qualità e soddisfare il requisito di ritirare i documenti emessi quando sono obsoleti e sostituirli quando le revisioni vengono approvate.
Revisione
È necessario includere un modo per identificare i documenti revisionati se i dipendenti hanno bisogno di sapere qual è il più aggiornato. Le misure tipiche di controllo dei documenti utilizzano una tabella di revisione su ogni documento per inserire una breve nota su ciò che è stato modificato e un numero di revisione con una data. Se non è necessario registrare le modifiche, è possibile utilizzare una sequenza numerica progressiva alla fine del numero del documento per identificare il numero di revisione oppure inserire la data della revisione più recente in una posizione ben visibile. La chiave è che i dipendenti che hanno due versioni di un documento devono essere in grado di dire qual è la più recente.
Approvazione
Prima che un documento o una revisione venga emesso, deve essere approvato. In genere, l'approvazione prevede una firma o delle iniziali accanto al numero di identificazione del documento. La persona che ha preparato il documento o ha eseguito la revisione può firmare per l'approvazione se esegue l'approvazione come compito separato dal lavoro di preparazione del documento. In caso contrario, un supervisore o un manager in genere approva e firma il documento o la revisione.
Distribuzione
La funzione chiave nel controllo dei documenti ISO è tenere traccia dei documenti emessi. È possibile emettere documenti a dipendenti o reparti o renderli disponibili in posizioni specifiche. In ogni caso, devi tenere un registro di dove è andato il documento e della revisione che hai emesso. Questo record ti consente di assicurarti che, quando una nuova revisione è disponibile, puoi rilasciarla a tutti i luoghi che hanno la vecchia versione. Questo processo garantisce che l'ultima revisione venga sempre inviata per sostituire ogni copia della versione precedente.
Documenti obsoleti
Il controllo dei documenti ISO deve includere una procedura per trattare le copie obsolete dei documenti. Un dipendente che riceve una nuova revisione deve seguire la procedura per assicurarsi che solo la nuova revisione sia resa disponibile ai dipendenti che devono consultare il documento. Una procedura tipica chiede al destinatario del documento revisionato di distruggere o restituire la versione obsoleta. In alternativa, se il dipendente desidera conservare il documento obsoleto per i propri archivi, può timbrare il documento obsoleto con un timbro rosso che appone un testo rosso con la scritta "obsoleto" sul lato anteriore del documento.