Se per nessun altro motivo, è necessario archiviare le ricevute in modo ordinato per eliminare un po 'di panico dai tempi di preparazione delle tasse. Aiuta anche a sapere quanto hai speso per categoria in modo da poter valutare se sei nel budget o meno. Un sistema di archiviazione per una piccola impresa richiede solo pochi minuti per l'installazione e scorte limitate: avrai bisogno di cartelle, file, una penna e uno schedario.
Getting Started
Archivia le ricevute man mano che arrivano piuttosto che aspettare di fare le ricevute di un mese in una volta. Se lo scopo della ricevuta non è ovvio, annota a cosa serve non appena lo ricevi. Ad esempio, se si tratta di un pranzo di lavoro, annota il nome del cliente e lo scopo commerciale del pranzo, ad esempio una chiamata di vendita.
Ordina per tipo di spesa
Separare le entrate per tipo di spesa. Ad esempio, tutte le ricevute di forniture per ufficio vanno in una pila, tutte le spese di telecomunicazione in un'altra. La maggior parte dei sistemi software di contabilità offre una varietà di account con codici. Puoi anche aggiungere i tuoi codici e account. Quando inserisci la spesa nel sistema contabile, scrivi il codice sulla ricevuta. In questo modo sai che è stato inserito.
Cartelle e file
Le cartelle vanno all'interno dei file e i file sono appesi sul bordo interno dello schedario. Etichetta i file con il tipo di spesa, ad esempio le telecomunicazioni. Etichetta ogni cartella all'interno del file con il sottoinsieme della spesa, ad esempio accesso a Internet, telefono cellulare, tablet o rete fissa e anno.
Cronologico
Metti la ricevuta nell'apposita cartella in ordine cronologico, con le spese più recenti nella parte anteriore della cartella o nel retro. Non importa quale, purché tu sia coerente in tutte le cartelle. Metti le cartelle nel file corretto.
Buste
Se la tua attività è molto piccola o se non hai molte ricevute, usa una busta per ogni tipo di spesa piuttosto che file e cartelle. Conserva le ricevute in ordine cronologico in ogni busta. Metti le buste in un fascicolo a fisarmonica.
Fine anno
Alla fine dell'anno, rimuovi le cartelle dai file e conservale in un luogo sicuro. Avrai bisogno delle ricevute se l'Internal Revenue Service decide di controllare la tua attività. Imposta nuovi file e cartelle per il nuovo anno.