Quando un'azienda o un dipartimento tiene una riunione, la preparazione di un ordine del giorno formale spesso si aggiunge alla sua natura professionale. L'ordine del giorno delinea il flusso della riunione, compresi i punti di discussione, i relatori e le tempistiche. Inoltre spesso distingue tra nuovi argomenti delle riunioni e vecchi affari. La differenza fondamentale è che il vecchio business implica la discussione di attività esistenti o eventi precedentemente tenuti, mentre il nuovo business inizia la conversazione su un'attività o un evento.
Attività in corso
Alcuni vecchi affari derivano da attività commerciali in corso. L'azienda può avere un evento in sospeso, ad esempio, e piani e responsabilità vengono esaminati e discussi durante ogni riunione che precede la data dell'evento. Le attività in corso risultano anche quando l'organizzazione o il dipartimento si impegna in un progetto che va avanti per settimane o più; ogni dipendente può aggiornare il gruppo sul suo ruolo nel progetto.
Unfinished Business
Il lavoro incompiuto è un'etichetta comune data agli argomenti di conversazione di una riunione precedente che sono stati presentati o lasciati irrisolti. Ciò si verifica spesso quando qualcuno solleva nuovi affari alla fine di una riunione, che diventano affari incompiuti alla successiva. Un dipendente potrebbe suggerire un progetto o un'attività che richiede un ulteriore dibattito, quindi i manager decidono di metterlo all'ordine del giorno della riunione successiva.
Nuova attività pianificata
Nuovi affari possono essere pianificati o spontanei. Il nuovo business pianificato include nuove proposte o argomenti determinati in anticipo dai manager o dai leader della riunione. Se il manager ha un'idea per un'attività, ad esempio, potrebbe essere elencata sotto nuova attività. Un responsabile di reparto o di divisione può anche pianificare di comunicare una nuova politica o procedura aziendale ai dipendenti in una determinata riunione ed elencarla come un nuovo argomento aziendale.
Nuova attività non pianificata
Le nuove attività vengono solitamente discusse verso la fine di una riunione. Spesso, dopo che i partecipanti hanno terminato con gli argomenti pianificati, il leader della riunione consente a chiunque abbia un nuovo argomento o idea di business di presentarlo. Questo per incoraggiare la partecipazione dei dipendenti e per generare nuove idee. Consente inoltre una comunicazione efficace del team o del reparto sui problemi attuali. Se brevi, questi nuovi elementi aziendali possono essere completati o risolti rapidamente. In caso contrario, possono essere presentati per la prossima riunione.