Indipendentemente dal fatto che la tua azienda venda servizi, prodotti o combinazioni dei due, fornisci stime per l'approvazione del cliente prima di iniziare a lavorare su singoli lavori o progetti. Trasformare una stima QuickBooks in una fattura garantisce che la fatturazione provenga direttamente dalle voci e dai prezzi approvati dal cliente e semplifica sia la determinazione dei costi che le procedure di fatturazione. Una volta che il cliente ha sottoscritto i costi presentati, è possibile generare una fattura utilizzando le funzionalità integrate di QuickBooks.
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Verifica che la funzione di stima di QuickBooks sia attiva. Apri il menu "Modifica" e scegli "Preferenze" per aprire la finestra di dialogo Preferenze. Fai clic su "Lavori e stime" nell'elenco delle categorie di preferenze sul lato sinistro della finestra e seleziona la scheda "Preferenze azienda" in alto. Imposta i pulsanti di opzione sotto "Crea stime?" a "Sì". Per creare una fattura per una percentuale della stima, impostare i pulsanti di opzione per "Fatturazione avanzata?" a "Sì". Fare clic sul pulsante "OK" per applicare le preferenze.
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Fai clic sulla scheda "Centro clienti" sotto la barra dei menu di QuickBooks. Seleziona la scheda "Clienti e lavori" e scegli il cliente o il nome del progetto a cui hai allegato il preventivo. Apri il menu a discesa "Mostra" e seleziona "Stime", quindi fai doppio clic sul preventivo da cui desideri fatturare.
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Fare clic sulla voce "Crea fattura" nella parte superiore della schermata del preventivo. Se QuickBooks visualizza un avviso "Articoli non assegnati classi", fare clic sul pulsante "Salva comunque" per passare alla schermata della fattura.
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Imposta i costi dei materiali sulla fattura su "100%" o sulla percentuale desiderata nella colonna "% totale". QuickBooks applica automaticamente il 100% dei costi di manodopera quando si converte un preventivo in una fattura, ma potrebbe essere necessario impostare manualmente le percentuali per i costi dei materiali. Riduci le percentuali del costo del lavoro se desideri inviare una fatturazione progressiva per un importo inferiore al costo totale del lavoro.
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Fare clic su "Stampa" nella parte superiore della schermata della fattura per inviare la fattura completata alla stampante. Attivare la casella di controllo "Da stampare" in basso a sinistra per aggiungere la fattura a un set per l'output successivo.
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Fare clic sul pulsante "Salva e chiudi" per salvare la fattura e chiudere la finestra. Per creare un'altra fattura, fai clic sul pulsante "Salva e nuova".