Dopo aver eseguito una procedura più volte, può diventare completamente routine, ma avere la documentazione può aiutare quando si ha un ricambio del personale o si è lontani da quel compito per un certo periodo di tempo. Microsoft Word può aiutarti a registrare un flusso di processo, che mostra una rappresentazione grafica di qualcosa dall'inizio alla fine. Approfitta della funzionalità SmartArt di Word, che ti consente di essere immediatamente operativo con un diagramma di flusso del processo di base.
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Apri Microsoft Word. Se la dimensione di pagina predefinita corrente di Word di 8.5 x 11 pollici non si adatta al flusso di processo pianificato, fare clic sulla scheda "Layout di pagina", quindi fare clic sul pulsante "Dimensioni" e scegliere una nuova dimensione. Puoi anche fare clic sul pulsante "Orientamento" e selezionare "Orizzontale" se pensi che il flusso del tuo processo sarà più ampio piuttosto che più lungo.
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Fare clic sulla scheda "Inserisci", quindi sul pulsante "SmartArt" sulla barra multifunzione per aprire la finestra Galleria diagrammi. Fare clic sul pulsante "Organigramma", che potrebbe essere già predefinito. Fare clic sul pulsante "OK" per inserire un diagramma di flusso del processo molto semplice con un top box e tre branch box.
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Fare clic sulla scheda viola "Strumenti organigramma" nella parte superiore della nuova schermata. Visualizza le opzioni per il flusso di processo, che includono la modifica della direzione del flusso, la modifica del colore delle caselle e l'aggiunta al grafico.
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Aggiungi al grafico predefinito di Word di base facendo clic in un punto qualsiasi del grafico. Fare clic sulla scheda "Strumenti organigramma", quindi fare clic sul pulsante "Subordinato", "Collaboratore" o "Assistente" sul lato sinistro della barra multifunzione. Questi non devono rappresentare un vero e proprio rapporto di lavoro; indicano dove apparirà la nuova casella nel diagramma di flusso del processo. Se la casella viene visualizzata dove non desideri, fai clic e trascinala in posizione sui rami.
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Fare clic nell'area "Fare clic per aggiungere testo" nella casella in alto. Digita il nome dell'attività del processo o l'inizio preferito del processo, ad esempio "Aumenta le vendite a vuoto". Per formattare il testo all'interno di questa casella, evidenziarlo, fare clic sulla scheda "Home" e utilizzare la parte Carattere della barra multifunzione per regolare la dimensione, la posizione, il carattere e il colore.
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Aggiungi testo a tutte le caselle nel flusso del processo. Le caselle più in basso dovrebbero contenere il punto finale, dove il processo è completo. Se ti ritrovi con scatole extra, fai clic sul bordo di una casella e premi il tasto "Elimina". Si noti che l'aggiunta o l'eliminazione di caselle riduce o ingrandisce il diagramma di flusso del processo, rispettivamente, in modo che possa ancora adattarsi alla pagina di Word.
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Modificare l'ombreggiatura dello sfondo di una casella dal blu predefinito di Word facendo clic sulla singola casella. Fare clic sulla scheda "Strumenti organigramma", quindi fare clic sul menu "Riempimento forma" e scegliere un quadrato colorato. Notare che questo cambia solo la casella selezionata. Modificare più caselle, ad esempio un'intera riga, premendo e tenendo premuto il tasto "Maiusc" prima di fare clic su ciascuna casella.
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Ripetere questo processo per riempire tutte le caselle nel flusso del processo. Puoi delineare ulteriormente le attività sul grafico utilizzando colori diversi per ogni livello o colori diversi per ogni "ramo" del grafico.
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Fai clic sul menu "File" e seleziona "Salva con nome". Immettere il nome del processo, ad esempio "VacuumSales", nella casella "Nome file", quindi fare clic sul pulsante "Salva".