L'impostazione di un budget dipartimentale, anche per una piccola impresa, è necessaria per mantenere l'attività finanziariamente solida. Avendo un budget che viene rivisto durante tutto l'anno, puoi assicurarti di non esaurire il flusso di cassa o di non prepararti per essere in rosso l'anno successivo. Può anche aiutare a prevenire i licenziamenti assicurando che lo stipendio e i benefici di tutti siano preventivati per l'anno e giustificare aggiunte e sottrazioni, sia con attrezzature che con personale, al tuo dipartimento.
Rivedi gli obiettivi dell'azienda
Sebbene la tua piccola impresa possa avere solo due reparti, come produzione e marketing, entrambi i budget devono rientrare nell'obiettivo generale della tua azienda. Hai venduto molti prodotti l'anno scorso e hai bisogno di aumentare la produzione? Potrebbe essere saggio investire una parte maggiore del budget complessivo nel reparto di produzione. O forse, in base alle vendite dello scorso anno, hai bisogno di più marketing e pubblicità, nel qual caso il budget di quel reparto potrebbe dover essere maggiore. Esamina come sta andando la tua azienda e le tendenze del mercato del settore per capire quanto dei budget individuali di ogni reparto compongono il totale.
Guarda al passato
Dai un'occhiata ai budget dell'anno scorso e dell'anno in corso, con quest'ultimo che presuppone che tu stia impostando il budget dipartimentale dell'anno successivo prima della fine dell'anno. Scrivi le spese sostenute dal tuo dipartimento - forniture per ufficio, servizi pubblici, personale, spese in conto capitale come una nuova stampante, viaggi, servizi esterni, cibo, ecc. - in modo da avere una base delle cose di cui il tuo dipartimento ha bisogno durante tutto l'anno . Questo ti darà anche un'idea di ciò che hai pagato come spese varie o impreviste che potrebbero richiedere una categoria a parte. Guarda anche le vendite degli ultimi due anni e vedi se stanno aumentando o diminuendo. Questo ti aiuterà a decidere se devi spendere di meno o se puoi preventivare di più l'anno prossimo.
Guarda al futuro
Dopo aver esaminato i budget e le vendite dell'anno precedente, dovresti determinare quali categorie di budget o elementi pubblicitari dovrebbero aumentare, diminuire o rimanere invariati. Il tuo budget dovrebbe consentirti di raggiungere gli obiettivi del tuo dipartimento, come realizzare più prodotti o aumentare la presenza sul mercato, senza superare gli importi che hai assegnato per ciascuna spesa. Ciò significa che dovresti impostare un budget entro il quale puoi rimanere, che potrebbe richiedere un certo riempimento - entro limiti ragionevoli - per spese impreviste. Stabilendo quanto si pensa che costerà tutto, in relazione alle vendite previste, sarai in grado di determinare meglio se puoi permetterti di noleggiare o acquistare beni strumentali, che puoi poi incorporare nel budget del dipartimento. Vedrai anche se potresti dover ridurre il personale più avanti nel corso dell'anno se le vendite non stanno andando come previsto.
Ottieni il buy-in
Consultare altre persone del dipartimento e vedere cosa sentono di cui il dipartimento ha bisogno e può permettersi. Spiega cosa hai pianificato finora, anche se potresti voler escludere la condivisione delle informazioni sullo stipendio e ottenere i loro suggerimenti e idee. In questo modo, tutti hanno un'idea chiara del motivo per cui vengono prese determinate decisioni dipartimentali e che tutti stanno lavorando per lo stesso obiettivo.
Rivedi regolarmente
Dopo aver impostato e approvato il budget, assicurati di rivederlo regolarmente durante tutto l'anno. Assicurati di rimanere nei limiti del budget e di adeguare ciò che spendi durante l'anno in base al denaro effettivo in entrata rispetto alle entrate previste. Questo aiuta a garantire che tu sia in grado di apportare le modifiche necessarie prima di incappare in problemi di flusso di cassa o di dover tagliare persone o attrezzature dal dipartimento per compensare la mancanza di vendite, anche se potrebbe arrivare a quello nonostante tutti i tuoi sforzi per tagliare i costi altrove.