Lo scopo del progetto della tua azienda comprende la strategia e i passaggi necessari per creare un prodotto. L'ambito del tuo progetto è vulnerabile a problemi di budget, produzione e circostanze impreviste. Se non riduci gli svantaggi all'ambito del tuo progetto, la tua azienda potrebbe non riuscire a creare il nuovo prodotto, facendo perdere tempo ai dipendenti e alle risorse dell'azienda.
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Identifica gli svantaggi che l'ambito del tuo progetto potrebbe incontrare. Non si può presumere che tutti conoscano i possibili problemi e svantaggi che potrebbero influire sull'ambito del progetto. Inoltre, alcuni membri del tuo team potrebbero pensare agli svantaggi dell'ambito del progetto che altri non hanno. Chiedi a ogni membro del team di scrivere i suoi pensieri sui potenziali svantaggi che il progetto deve affrontare. Una volta che tutti hanno scritto un elenco degli svantaggi, compilare l'elenco su una lavagna o un documento in modo che tutti possano vederli.
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Classifica la probabilità che si verifichi ogni svantaggio e concentrati sugli svantaggi più probabili. I membri del tuo team probabilmente faranno un elenco lungo e dettagliato degli svantaggi del progetto, ma solo alcuni di essi potrebbero influenzare in modo significativo il tuo lavoro. Ad esempio, i limiti di tempo e costi potrebbero rappresentare una minaccia significativa per l'ambito del progetto. Se sai che il tempo è breve, rendilo una priorità assoluta nella tua lista degli svantaggi.
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Prepara un piano per affrontare e ridurre ogni svantaggio. Ad esempio, se sai di non avere molto tempo per completare un progetto, parla con i membri del tuo team su come portare a termine più lavoro in un lasso di tempo più breve. Forse ogni membro del team dovrebbe avere più di un compito su cui concentrarsi per risparmiare tempo. Se il budget è limitato per il tuo progetto, trova modi per risparmiare denaro in ogni fase dell'ambito del progetto. Puoi anche impostare trigger specifici che implementano i tuoi piani per ridurre gli svantaggi. Ad esempio, se il budget del tuo progetto scende al di sotto di un certo punto, potresti adottare misure di riduzione dei costi di emergenza.
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Assegnare un membro del team a concentrarsi sugli svantaggi dell'ambito del progetto. Il membro del team funge da monitoraggio costante dei progressi del progetto. Il membro del team può analizzare l'ambito del progetto in vari punti durante il progetto per assicurarsi di contrastare gli svantaggi. Ad esempio, se il progetto ha pochi soldi, il membro del team può chiedere di tenere una riunione e discutere il problema con altri membri del team.