La frode di inventario comporta il furto di articoli di inventario fisico e l'errata dichiarazione dei record di inventario nel bilancio di una società. L'inventario è costituito da materie prime, prodotti grezzi e finiti che vengono generalmente immagazzinati nei magazzini. Una piccola impresa può essere vittima di frodi perpetrate da uno dei suoi dipendenti, oppure l'azienda stessa può intraprendere attività fraudolente per ingannare gli azionisti e le agenzie fiscali. Il rilevamento e la prevenzione tempestivi delle frodi possono far risparmiare tempo e denaro alle piccole imprese.
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Rileva il furto di inventario, ovvero la rimozione dell'inventario dal magazzino per la rivendita o per uso personale. I segnali di avvertimento includono la mancanza di documenti di trasporto e ricevute di vendita, dipendenti che vivono al di sopra delle proprie possibilità, reclami dei clienti per merci smarrite, picchi nel numero di merci danneggiate e brusco calo delle vendite, anche durante periodi di normale affluenza. Per prevenire il furto, chiudi le aree di stoccaggio, installa sistemi di monitoraggio e allarme video nel tuo magazzino, esegui controlli in background sui tuoi dipendenti ed esegui controlli fisici casuali del tuo inventario.
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Cerca i fattori di rischio di frode dell'inventario. In un articolo del "Journal of Accountancy" del giugno 2001, Joseph T. Wells - fondatore e presidente dell'Association of Certified Fraud Examiners - ha scritto che questi fattori di rischio includono tentativi di ottenere finanziamenti garantiti da inventario e saldi di inventario insolitamente alti. Una società che utilizza l'inventario per ottenere finanziamenti potrebbe essere tentata di gonfiare il saldo dell'inventario.
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Trova errori o inesattezze nei saldi di inventario segnalati. Sopravvalutare e sottostimare i saldi finali delle scorte può rispettivamente gonfiare e ridurre i profitti. I profitti sopravvalutati fanno sembrare buona la gestione, mentre i profitti sottostimati riducono il reddito imponibile. I segni di una possibile frode nel bilancio includono saldi di inventario stagnanti per diversi periodi contabili consecutivi e saldi di inventario che crescono più rapidamente delle vendite. È possibile prevenire alcuni di questi tentativi di frode conducendo verifiche a sorpresa e separando le responsabilità di fatturazione e spedizione.
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Individua tendenze insolite in determinati rapporti finanziari che coinvolgono l'inventario. Possibili segnali di frode includono saldi di inventario che aumentano più rapidamente dei costi di vendita e spedizione che diminuiscono come percentuale dell'inventario. Determina se il turnover dell'inventario, che è il rapporto tra il costo delle merci vendute e l'inventario, mostra cambiamenti improvvisi o se è significativamente diverso dalle tendenze del settore. Controlla se il costo della merce venduta sui libri contabili dell'azienda è diverso dalle dichiarazioni dei redditi. Per un piccolo rivenditore, il costo delle merci vendute è uguale alla differenza tra i saldi delle scorte iniziali e finali di un periodo contabile più gli acquisti di magazzino durante il periodo.
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Guarda i tentativi di creare inventario fantasma. Wells ha scritto che i tentativi di ingannare i revisori possono includere ordini di acquisto falsificati, spedizioni fasulle e rapporti di ricezione, conteggi di inventario gonfiati e persino impilare scatole di imballaggio vuote per creare l'aspetto di un magazzino pieno di inventario.