Le aziende utilizzano promemoria di gestione per diffondere informazioni a più persone. Tali promemoria descrivono in dettaglio le notizie su politiche, eventi o iniziative, ad esempio, e forniscono le informazioni a tutti i responsabili appropriati allo stesso tempo. La creazione di un promemoria di gestione efficace implica la comprensione del pubblico e la consapevolezza che i manager ricevono molta corrispondenza durante il giorno. Scrivi il promemoria in modo chiaro e conciso, con un oggetto di interesse, per aumentare l'attenzione.
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Invia il promemoria solo a quei manager che richiedono le informazioni. Distribuire promemoria a tutti i supervisori dell'organizzazione ogni volta che ne viene scritto uno può diminuire la possibilità di leggere il promemoria. Essendo selettivi, i manager sapranno se ne hanno ricevuto uno, il contenuto è probabilmente importante.
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Scrivi un argomento forte, o Re :, linea per attirare l'attenzione del lettore. Piuttosto che qualcosa di ordinario, come "Aggiornamento al programma di benefici per la salute", potresti scrivere, "Nuovi entusiasmanti benefici aggiunti al programma di assistenza sanitaria!"
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Riassumi lo scopo dell'articolo nella prima frase. I gestori lo useranno come guida per determinare se devono continuare a leggere. Un'apertura generica al promemoria può indurre un manager impegnato a concludere che le informazioni non valgono il suo tempo, quindi includi dettagli sufficienti nella prima riga per convincere i manager che il promemoria è degno.
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Mantieni il promemoria breve e conciso. Usa una combinazione di paragrafi e punti elenco per una lettura rapida. Allo stesso tempo, includi abbastanza contenuto per spiegare chiaramente le informazioni. Molte persone sono state condizionate a brevi post sui social media per ottenere un punto di vista; capire la differenza tra un memo diretto ai manager e un aggiornamento di Twitter, per esempio. Il promemoria dovrebbe fornire un riepilogo soddisfacente del problema.
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Chiarire eventuali passaggi successivi o responsabilità dei lettori. Indicare chiaramente se hanno bisogno di raccogliere determinate informazioni, partecipare a un seminario, istruire i propri subordinati sulla questione o qualsiasi altra cosa che richieda un'azione aggiuntiva. Includere la scadenza specifica per le azioni, se presente.
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Elenca il nome di un contatto e le informazioni in caso di domande sui contenuti del promemoria.