Le registrazioni prima nota sono voci non di routine immesse manualmente nei giornali di registrazione contabile. Le aziende inseriscono le transazioni finanziarie nei giornali per mantenere una registrazione finanziaria delle operazioni quotidiane della società. I crediti e i debiti inseriti riflettono le spese, i ricavi, le passività e le attività dell'azienda. Le voci in alto di solito non si riflettono nei registri di altre società. Sebbene i revisori riconoscano le voci di alto profilo come un possibile indicatore di frode finanziaria, esistono motivi legittimi per utilizzare questo tipo di registrazione contabile e metodi per gestire il rischio.
Voci in alto
Secondo il Center for Audit Quality, le aziende di solito non inseriscono le prime voci nella contabilità generale. Alcune aziende registrano le voci in alto su fogli di calcolo separati e incorporano le informazioni nei documenti finanziari in un secondo momento. Le voci di lato superiore vengono reinserite per riflettere le modifiche effettive a un conto di debito e credito. Le voci di lato superiore possono essere registrate dopo il consolidamento di giornali o libri mastri e prima che la società prepari il proprio bilancio. Le voci di primo livello effettuate nei sistemi automatici richiedono solitamente l'override del sistema per consentire una registrazione a giornale manuale non di routine.
Incorporando voci in alto
Le aziende garantiscono l'inclusione delle voci di primo piano nei rendiconti finanziari con vari mezzi, inclusa la stampa di un elenco o l'identificazione di tutte le voci di primo piano effettuate durante un periodo contabile. I contabili possono verificare la corretta gestione dei movimenti di primo livello riconciliando la contabilità generale della società con i propri rendiconti finanziari. La tecnica di controllo denominata "roll forward" controlla i conti di contabilità generale per garantire l'inclusione di tutte le registrazioni prima nota.
Rischi
L'Association of Certified Fraud Examiners e altre organizzazioni di contabilità professionale riconoscono le voci di primo piano come un potenziale rischio di frode e uno schema progettato per fornire informazioni finanziarie fraudolente. Il rischio di frode associato alle voci di alto livello deriva da diversi casi ben pubblicizzati di frode finanziaria che coinvolgono aziende che hanno utilizzato voci di alto lato per fornire informazioni errate. Il rischio maggiore è rappresentato dai sistemi manuali che utilizzano registri scritti a mano o applicazioni che consentono l'immissione manuale illimitata dei dati. Le aziende che utilizzano le voci di primo piano per motivi legittimi potrebbero dover assicurare a investitori, istituti di credito e professionisti finanziari che sono in atto controlli ed equilibri per prevenire usi impropri.
Riduzione al minimo del rischio
Le aziende riducono al minimo il rischio di voci di alto livello sviluppando e utilizzando procedure che forniscono controlli. Specificare le situazioni approvate per le voci di primo livello, come la correzione di un errore precedente o una voce in attesa di informazioni dalla chiusura dell'attività del giorno precedente. Richiedi l'approvazione per ogni voce in alto e limita le autorizzazioni per rendere tali voci a una o due persone. Le aziende che utilizzano sistemi di contabilità automatizzati possono immettere le autorizzazioni sul lato superiore nel sistema per impedirne l'utilizzo da parte di altri, eseguire controlli di sistema pianificati per stampare e rivedere le voci sul lato superiore e programmare il sistema per annullare automaticamente le voci sul lato superiore temporaneo il giorno successivo.