La gestione delle ricevute è un aspetto chiave della contabilità generale. Nella finanza personale, le entrate sono un metodo per tenere traccia delle abitudini di spesa delle famiglie; lo stesso vale per le aziende di qualsiasi dimensione. Le aziende possono anche utilizzare le ricevute come metodo per monitorare la generazione di entrate. La gestione delle ricevute si riferisce alla pratica di organizzare, archiviare e trarre profitto attraverso il mantenimento di una traccia accurata e completa delle ricevute.
Ricevute nelle piccole imprese
Le piccole imprese si occupano spesso di due classi di entrate. Le ricevute di spesa vengono emesse dai fornitori quando un piccolo imprenditore acquista merci per la rivendita. Anche l'acquisto di capitale fisso per l'attività, come mobili e altre attrezzature, genera entrate per le spese, così come il pagamento dei servizi relativi alla manutenzione dell'attività. Il secondo tipo di ricevuta, e il tipo più comune, è la ricevuta generata per i clienti dopo aver acquistato un articolo. È un buon senso contabile conservare una copia delle ricevute di vendita emesse come metodo per monitorare il reddito giornaliero.
Ricevute di riempimento
La presentazione delle ricevute è una procedura semplice; tuttavia, è uno che richiede una manutenzione ordinaria, poiché le ricevute tendono ad accumularsi e possono sfuggire di mano rapidamente. Archiviare giornalmente le ricevute di vendita in ordine cronologico in uno schedario chiuso a chiave è il modo più semplice per tenere traccia delle ricevute di vendita. Scansionarli in un formato digitale ed eseguire il backup del file fuori sede è anche un buon modo per garantire che nessuna informazione venga persa, anche se dovesse accadere qualcosa alle copie cartacee originali. Esistono due modi per accedere alla presentazione delle ricevute di spesa: cronologicamente per mese o in sottocartelle categoriali per una rapida consultazione, anch'esse ordinate cronologicamente.
Trovare detrazioni fiscali con ricevute
Il vantaggio di raggruppare le ricevute di spesa per categoria è che rende molto più semplice trovare le detrazioni fiscali. È probabile che se un tipo di spesa è considerato deducibile dalle tasse, è probabile che anche le spese successive della stessa categoria siano deducibili. Le entrate spese per attrezzature e altre spese in conto capitale sono generalmente deducibili, così come una miriade di altre voci che variano, poiché il codice fiscale cambia periodicamente. Consulta l'IRS o un contabile per trovare il maggior numero possibile di detrazioni legittime, approfittando così della tua strategia di gestione delle ricevute.
Ricevute e audit
Le ricevute sono una manna dal cielo se l'IRS dovesse mai controllare la tua attività. Conservare una copia di ogni ricevuta generata dalla tua azienda rende le verifiche più rapide e molto meno dolorose, poiché l'IRS può verificare rapidamente l'accuratezza di tutte le richieste di detrazione e confermare i ricavi segnalati. Reclamare le spese senza mantenere un registro delle ricevute che convalidano tali richieste può portare a multe e in alcuni casi a procedimenti giudiziari, quindi conserva le copie delle ricevute deducibili. Conserva le copie cartacee tra quattro e sette anni a seconda del loro contenuto, come indicato e raccomandato dall'IRS.