Quando un'azienda acquista un prodotto o un servizio da un venditore o fornitore, generalmente riceve una fattura. Un estratto conto funge da fattura per beni o servizi resi e specifica ciò che l'azienda deve. Tali transazioni sono gestite dal reparto contabilità di un'azienda il cui compito è esaminare la fattura ed effettuare il pagamento.
Fatture aperte
Una fattura aperta è un documento dettagliato che mostra l'importo dovuto e la data di scadenza del pagamento. Generalmente la fattura viene inviata dai fornitori all'ufficio contabilità o all'ufficio contabilità fornitori dell'azienda che li deve. La fattura può anche mostrare se sono presenti importi scaduti da transazioni precedenti o importi passati pagati dalla società.
Processando
Una volta che un'azienda riceve una fattura aperta, il suo reparto contabilità esamina gli estratti conto per assicurarsi che la fattura sia corretta. Se la fattura non è corretta o contiene errori, il reparto contatta il fornitore per discutere la differenza. Se la fattura è corretta e corrisponde ai suoi record, pianifica un pagamento al fornitore. Alcune aziende collaborano con i fornitori per pagare ogni volta un determinato importo, soprattutto se il fornitore viene utilizzato in modo coerente. Altri possono pagare ogni fattura per intero non appena viene ricevuta. Questo viene generalmente fatto quando si tratta di un pagamento per un acquisto o un servizio una tantum.
Dopo il pagamento
Dopo aver ricevuto il pagamento per una fattura aperta, il fornitore chiude la fattura e la contrassegna come pagata nei suoi libri contabili. Se il pagamento non viene ricevuto in tempo o viene effettuato solo un pagamento parziale, il venditore può addebitare una commissione all'azienda per il pagamento in ritardo. Questa commissione viene solitamente inserita nella fattura successiva se il venditore fa affari abituali con l'azienda; per un acquisto una tantum, il venditore può inviare una fattura solo a pagamento.