In qualità di imprenditore, conosci l'importanza di avere incontri con colleghi, clienti e dipendenti. Le riunioni consentono di effettuare una vendita o di tenere aggiornati i lavoratori sulle politiche aziendali. Microsoft Outlook dispone di una funzione di convocazione di riunioni che consente di impostare riunioni, inviare inviti e gestire l'elenco dei partecipanti. Quando si utilizza Outlook per pianificare le riunioni, è possibile mostrare la cortesia ai partecipanti tenendoli aggiornati su modifiche, annullamenti e altri dettagli.
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Accetta o rifiuta tutte le convocazioni di riunione di Outlook in modo tempestivo. Questa cortesia aiuta l'organizzatore della riunione a creare un elenco accurato dei partecipanti. Accetta o rifiuta le riunioni dalla Posta in arrivo, non dal calendario.
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Disabilitare l'accettazione automatica delle convocazioni di riunione per evitare problemi di flusso di lavoro. A tale scopo, fai clic su "Strumenti", "Opzioni" e "Opzioni calendario". Fai clic su "Pianificazione risorse" e quindi deseleziona "Accetta automaticamente convocazioni di riunione ed elabora annullamenti".
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Rivedere i nomi degli invitati prima di inviare una convocazione di riunione a tutti gli utenti di una lista di distribuzione (DL). Rimuovi i nomi delle persone che desideri escludere dalla riunione. In caso contrario, tutti gli utenti nell'elenco riceveranno una convocazione di riunione.
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Mantieni aggiornato l'organizzatore della riunione con le modifiche, ad esempio i partecipanti aggiuntivi che desideri invitare dopo che l'organizzatore ha pianificato la riunione.
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Aggiorna i partecipanti con informazioni importanti se sei l'organizzatore della riunione. Ad esempio, se l'ora della riunione cambia, inserisci la nuova ora nel corpo della richiesta di riunione e fai clic su "Invia aggiornamento".
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Avvisa i partecipanti se desideri annullare una riunione. Per annullare una riunione, eliminala dal calendario e seleziona "Invia annullamento ed elimina riunione".
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Mantenere le richieste di riunione e altra corrispondenza il più professionale possibile. Non inviare messaggi digitati con caratteri difficili da leggere o tutti in maiuscolo e non usare il sarcasmo. I destinatari dei commenti sarcastici potrebbero non trovarli divertenti.