I reparti della contabilità fornitori spesso fanno di più che semplicemente pagare le bollette e le fatture in entrata. In un'azienda più grande, i dipendenti della contabilità fornitori sono spesso responsabili solo del lato finanziario della contabilità fornitori, mentre in un'azienda più piccola le responsabilità della contabilità fornitori e della contabilità clienti sono spesso combinate. Sebbene le dimensioni di un'azienda determinino in ultima analisi i ruoli svolti dai conti fornitori, la maggior parte svolge almeno tre funzioni di base oltre al pagamento delle bollette.
Pagamenti del fornitore
L'elaborazione delle fatture in entrata e il pagamento dei fornitori dell'azienda è una funzione della contabilità fornitori a cui la maggior parte delle persone pensa per prima. A / P organizza e conserva le informazioni di contatto del fornitore, i termini di pagamento e le informazioni dell'Internal Revenue Service W-9 manualmente o utilizzando un database di computer. I controlli interni determinano se il processo di fornitura inizia con un ordine di acquisto preapprovato o se la contabilità fornitori verifica gli acquisti dopo che è stato effettuato un acquisto. I pagamenti dei fornitori includono anche i rapporti di analisi sull'invecchiamento di fine mese che informano gli imprenditori e il team di gestione quanto l'azienda deve attualmente ai fornitori.
Pagamenti interni
La contabilità fornitori spesso funziona internamente per distribuire rimborsi interni, controllare e amministrare la piccola liquidità e controllare la distribuzione dei certificati di esenzione dall'imposta sulle vendite. Le spese di rimborso interno seguono procedure di controllo aziendale che richiedono ai dipendenti di consegnare un rapporto di registro manuale, ricevute o entrambi per comprovare le richieste di rimborso. La piccola liquidità viene generalmente utilizzata per piccole spese come spese postali varie, forniture per ufficio vive o pranzi per riunioni aziendali. La contabilità fornitori spesso mantiene una fornitura di certificati di esenzione dall'imposta sulle vendite che rilascia ai responsabili di reparto per garantire che gli acquisti aziendali idonei non includano le spese per l'imposta sulle vendite.
Spese per viaggi d'affari
Aziende o attività più grandi in cui il proprietario viaggia frequentemente possono aggiungere la gestione dei viaggi e le responsabilità di pagamento alla funzione di contabilità fornitori. Le responsabilità di gestione dei viaggi possono includere la prenotazione anticipata di compagnie aeree, noleggio auto e hotel. Se i controlli interni consentono pagamenti anticipati di viaggio, la contabilità fornitori elabora le richieste e distribuisce i fondi per coprire le spese di viaggio. Quando il viaggiatore ritorna, i conti da pagare sarebbero quindi responsabili del regolamento dei fondi distribuiti rispetto ai fondi effettivamente spesi o dell'elaborazione delle richieste di rimborso del viaggio.
Altre funzioni
Il reparto contabilità fornitori funziona anche per ridurre i costi prestando attenzione ai dettagli che possono far risparmiare denaro all'azienda quando, ad esempio, una fattura viene pagata entro il periodo di sconto fornito da molti fornitori. A / P è molte volte un contatto in prima linea tra i rappresentanti dell'azienda e dei fornitori. Di conseguenza, la costruzione e il mantenimento di buone relazioni spesso ricade sui dipendenti che devono pagare. Relazioni solide possono avvantaggiare l'azienda quando si tratta di lavorare con i fornitori. Ad esempio, durante un calo stagionale delle vendite, una buona relazione potrebbe portare a condizioni di credito più rilassate.