La gestione di uno studio medico richiede un'estrema attenzione ai dettagli, una conoscenza pratica del campo medico e un acuto senso delle responsabilità gestionali. In quanto tale, la posizione di direttore dello studio medico è tipicamente riservata a qualcuno con esperienza e background sia nella gestione infermieristica che aziendale. Molti stati mantengono linee guida da seguire per gli uffici, mentre altri consentono a ciascun ufficio di mantenere il proprio insieme di procedure. Indipendentemente dalla giurisdizione, tutti gli studi medici devono distribuire e comunicare le procedure e le politiche dell'ufficio a tutti i membri del personale e non è raro che i medici assumano un ruolo altamente attivo nella supervisione e nell'amministrazione delle politiche dell'ufficio.
conformità HIPAA
Uno studio medico deve attuare procedure e politiche rigorose per quanto riguarda la conformità con l'Health Insurance Portability and Accountability Act. Gli uffici devono distribuire moduli a ogni nuovo paziente che descrivono in dettaglio le protezioni offerte dall'HIPAA e le modalità con cui l'ufficio si conforma alla legge. Formalmente noto come Avviso di pratiche sulla privacy, questo modulo deve comunicare in un linguaggio chiaro il diritto del paziente di esaminare i suoi record, limitare l'uso determinato di informazioni sulla salute personale, autorizzare la divulgazione di record e fare copie di informazioni sanitarie. L'NPP dovrebbe comunicare che l'ufficio ha il diritto di modificare le sue disposizioni previa comunicazione.
Politiche finanziarie
Un responsabile di uno studio medico si occuperà quotidianamente di questioni finanziarie, quindi una politica stabilita è la cosa migliore per evitare confusione. Un solido manuale di politica finanziaria includerà informazioni sulla fatturazione, sulle penali per i ritardi e sul lavoro con l'assicurazione. Ad esempio, una polizza dovrebbe elencare le compagnie di assicurazione con cui lavora l'ufficio, nonché una dichiarazione relativa all'accettazione di pazienti non assicurati. Le politiche finanziarie devono anche riguardare i pazienti Medicare, Medicaid e Tricare, la presentazione delle fatture a queste agenzie e le procedure di codifica relative a questi pazienti. Inoltre, molti uffici mantengono politiche speciali per quanto riguarda gli esami e le procedure relative a risarcimenti dei lavoratori, lesioni personali o controversie civili.
Direzione del personale
Uno studio medico è tipicamente composto da diversi assistenti d'ufficio, infermieri, medici e altro personale. Come con qualsiasi altra impostazione dell'ufficio, il responsabile dell'ufficio medico deve impostare politiche e procedure per governare la giornata lavorativa, comprese le politiche sui tempi di malattia e ferie, responsabilità lavorative, doveri e orari di lavoro. Molti dirigenti di studi medici fungono da collegamento tra medici e membri del personale, comunicando preoccupazioni e problemi man mano che si presentano.
Comunicazione e rapporti con i pazienti
Tutti i manuali completi e ben scritti delle politiche degli studi medici includono procedure relative alla comunicazione e alle relazioni con il paziente. Queste politiche sono essenziali per garantire che gli appuntamenti vengano eseguiti in tempo e che i pazienti ricevano le informazioni di cui hanno bisogno. Le politiche dell'ufficio medico di solito riguardano gli arrivi in ritardo o le mancate presentazioni agli appuntamenti, inclusi gli standard per il licenziamento di un paziente dallo studio. Inoltre, le politiche dovrebbero affrontare gli standard di assunzione dei pazienti e le procedure per la fissazione degli appuntamenti. Le politiche di solito riguardano il processo mediante il quale l'ufficio riceve i risultati di laboratorio, li fa riesaminare dal medico e come vengono comunicati al paziente. Se un paziente si reca dal medico per un modulo medico di routine, come un Family Medical Leave Act o un problema di disabilità della previdenza sociale, la maggior parte degli uffici dispone di procedure politiche standard per questo tipo di servizio.