Indipendentemente dal tipo di attività che possiedi, il controllo dell'inventario all'interno della tua struttura è estremamente importante. L'inventario si sposta quando vengono effettuate le consegne ai clienti, gli ordini vengono ricevuti, i trasferimenti vengono effettuati verso ubicazioni esterne e l'inventario viene trasferito all'interno della struttura. Inoltre, desideri tenere traccia delle perdite dovute a danni o furti. Le procedure operative standardizzate consentono a ogni persona responsabile dell'inventario di sapere esattamente quali passaggi è necessario eseguire ogni volta che l'inventario viene spostato.
Ricezione di merci e forniture
Il controllo dell'inventario inizia immediatamente quando gli ordini entrano nel reparto ricevimenti. Il personale ricevente inizia la traccia della documentazione per ogni articolo ricevuto. La persona responsabile deve effettuare un'ispezione visiva di ogni articolo in ogni spedizione. Qualsiasi articolo danneggiato o qualsiasi ordine che non corrisponde alla polizza di carico deve essere rifiutato. È essenziale documentare adeguatamente gli ordini di spedizione quando gli articoli sono rotti o incompleti. Ricorda, la ricezione è la porta d'accesso alla tua struttura, quindi è importante ispezionare e documentare ogni articolo che si sposta durante la spedizione e passa nella tua struttura di stoccaggio.
Fase e controllo
Ogni prodotto che arriva nella tua struttura di stoccaggio ha requisiti di archiviazione specifici. Alcuni prodotti devono essere mantenuti a determinate temperature, alcuni devono essere ruotati per garantire una spedizione tempestiva e alcuni hanno requisiti ambientali. Il tuo sistema di tracciamento dovrebbe riflettere ciascuno di questi requisiti e dovrebbe indurre i lavoratori a monitorare l'inventario per i requisiti di rotazione. Metodi di conservazione carenti espongono il tuo inventario a sprechi a causa della scadenza o di uno stoccaggio inappropriato. Il tuo spazio di archiviazione dovrebbe essere organizzato in modo che ogni articolo sia chiaramente visibile e i requisiti di archiviazione siano chiaramente identificati.
Pianificazione e rotazione
Stabilisci le date di ispezione per ogni articolo nella tua struttura. Controlla le date di scadenza e assicurati che gli articoli più vecchi vengano selezionati per evadere gli ordini di spedizione ogni volta. Qualsiasi articolo scaduto deve essere smaltito e documentato per mostrare la perdita. Pianifica le ispezioni fisiche che richiedono ai lavoratori di toccare ogni articolo nel magazzino. Eventuali carenze devono essere giustificate e documentate come una perdita nel sistema di controllo dell'inventario. Infine, i dipendenti ritenuti negligenti devono essere ritenuti responsabili della perdita di inventario.
Sicurezza della struttura di archiviazione
All'interno della tua struttura, due principali motivi di perdita sono il furto di clienti e dipendenti. Le soluzioni includono telecamere di sicurezza, personale di sicurezza e limitazione dell'accesso dei dipendenti alle sole aree relative alla loro posizione. Assicurati che ogni dipendente firmi una polizza antifurto che descriva esattamente cosa succederà se viene sorpreso a rubare dall'azienda. Insieme a questi passaggi, assicurati di fornire ai dipendenti un metodo per segnalare il furto senza rivelare la propria identità.
Spedizione del prodotto
Alla fine, ogni articolo nel tuo inventario lascerà la struttura attraverso il reparto spedizioni o attraverso la vendita al dettaglio diretta ai clienti. I prodotti spediti devono essere correttamente rimossi dall'inventario. Questa è un'area di potenziale perdita se un dipendente consente a più prodotti di lasciare la struttura rispetto a quelli specificatamente ordinati da un cliente. Il personale di spedizione è fondamentale per la redditività della tua azienda. I prodotti venduti direttamente ai clienti al dettaglio devono essere rimossi dal tuo inventario in modo simile. Gli articoli non rimossi dall'inventario al momento della spedizione o della vendita vengono visualizzati successivamente nei documenti di inventario come inventario in eccesso.