Il dipartimento delle risorse umane è una delle aree più complesse e confuse delle operazioni aziendali per manager e dipendenti. Trovare modi per semplificare i processi e condividere le informazioni rapidamente e facilmente con dipendenti e manager è essenziale per il successo aziendale, le relazioni con i dipendenti e la conformità normativa. Molte aziende utilizzano i centri di servizio delle risorse umane, chiamati anche servizi per i dipendenti o call center delle risorse umane, per fornire informazioni e assistenza ai dipendenti.
Modello centro servizi
Le grandi aziende spesso combinano un centro di servizi HR con un portale intranet self-service per i dipendenti o un servizio telefonico vocale interattivo. Tuttavia, un modello di servizio di base include professionisti delle risorse umane che utilizzano software di gestione dei contatti, un sistema telefonico e l'accesso al computer alle informazioni e alle politiche dei dipendenti. Il centro aiuta i dipendenti a comprendere i vantaggi, la retribuzione e altri problemi relativi alle risorse umane, aumenta la produttività e riduce i costi. Inoltre, il sistema di gestione dei contatti consente ai rappresentanti delle risorse umane di tenere traccia e documentare le chiamate e le problematiche dei dipendenti per soddisfare i requisiti di registrazione.
Supporto ai dipendenti
Un centro servizi offre assistenza HR a dipendenti e manager quando ne hanno bisogno, a volte 24 ore al giorno. Se una persona ha domande sui suoi benefici, paga, trasferimento di lavoro o altri problemi, non ha bisogno di fissare un appuntamento per incontrare un rappresentante delle risorse umane o inviare un'e-mail e attendere una risposta. Prende solo il telefono e chiama il centro servizi. Con un modello di servizio a tre livelli composto da generalisti, specialisti e responsabili delle risorse umane, un centro può gestire una serie di problemi. I generalisti sono professionisti delle risorse umane con conoscenza ed esperienza in una varietà di aree, mentre gli specialisti si concentrano su un'area, come il libro paga o le pensioni. I responsabili delle risorse umane gestiscono questioni complesse e delicate dei dipendenti. Il centro offre acquisti one-stop aiutando i dipendenti con più problemi con una telefonata. I centri di assistenza riducono la frustrazione dei dipendenti e migliorano la produttività perché le persone non perdono tempo a fare più chiamate o a recarsi alle riunioni per risolvere problemi o ottenere informazioni.
Supportare le attività delle risorse umane
Nelle aziende senza centri di assistenza, i professionisti delle risorse umane dedicano gran parte del loro tempo a rispondere a domande amministrative di routine. Quando i rappresentanti dei centri di assistenza qualificati affrontano queste domande di routine, altri professionisti delle risorse umane si concentrano su questioni strategiche e fuori dal comune. Utilizzando il software di gestione dei contatti, le risorse umane possono tenere traccia della frequenza con cui vengono posti determinati tipi di domande e utilizzare i dati per identificare le opportunità di comunicazione e formazione dei dipendenti. Se un'azienda ha più siti di lavoro, il centro servizi consente al reparto risorse umane di comunicare facilmente con tutti i siti. Riduce i costi perché i rappresentanti del servizio possono accedere rapidamente a informazioni specifiche sui dipendenti, senza richiamate.
Opzioni per piccole imprese
Le piccole imprese hanno la possibilità di contrattare con un fornitore di terze parti o di sviluppare un centro interno. Con un venditore, un'azienda paga un canone mensile in base al numero di dipendenti e servizi offerti. L'azienda deve fornire al fornitore l'accesso al proprio sistema informativo delle risorse umane, alle politiche e alle procedure in modo che i rappresentanti possano rispondere alle domande specifiche dei dipendenti. Con un centro servizi interno, tutte le informazioni sui dipendenti rimangono interne e l'azienda fornisce il personale, la tecnologia e altre risorse necessarie per gestire il centro. In alcune aziende, le risorse umane assegnano i generalisti al centro servizi per gestire le chiamate dei dipendenti, mentre gli specialisti si occupano di lavori complessi relativi alle loro aree di specializzazione. Loro, insieme ai responsabili delle risorse umane, sono disponibili per assistere i generalisti secondo necessità.