Le politiche sono linee guida generali che regolano le azioni dei dipendenti in un'azienda. Le procedure sono metodi abituali di gestione delle attività e possono essere più specifiche delle politiche. Ad esempio, una politica può stabilire che un dipendente ha diritto al rimborso delle spese per determinati articoli aziendali. Le procedure stabiliscono un metodo specifico (modulo richiesto, codifica delle spese, data di presentazione e persona responsabile delle note spese) per la presentazione di una nota spese.
Scopo delle politiche e procedure del personale
Sviluppare politiche e procedure scritte in modo chiaro che siano documentate, aggiornate e
seguito porta struttura a un'organizzazione e assiste nei processi decisionali quotidiani. Le politiche e le procedure devono essere adattabili alle esigenze dell'azienda e applicate in tutta l'organizzazione. Le politiche e le procedure fungono anche da metodo di controllo interno in modo che i manager non possano prendere la licenza libera per prendere decisioni creative o non autorizzate.
Tipi di politiche
Le politiche forniscono diversi tipi di informazioni che i dipendenti nuovi e affermati devono conoscere. I nuovi dipendenti devono comprendere fattori quali i requisiti di abbigliamento, le pause e le pratiche per il pranzo, l'orario di lavoro, l'uso di apparecchiature elettroniche, il trattamento dei beni aziendali e le informazioni riservate. Tutti i dipendenti devono comprendere le politiche in materia di ferie, malattia, partenza anticipata, indennità di ferie, congedi medici e benefici. Supervisori e manager hanno politiche che spiegano i processi disciplinari, il coaching e la consulenza ai dipendenti.
Relazione tra politiche e procedure
Esiste una relazione tra politiche e procedure. Per ogni politica chiaramente definita, ci deve essere una comunicazione scritta su come applicare la politica, come viene applicata, chi influisce e chi è responsabile. Le politiche e le procedure devono essere accessibili a tutti i dipendenti. Alcune aziende sviluppano manuali o manuali da fornire ai dipendenti. Altre società possono conservare le informazioni in un pacchetto software accessibile dal computer. Ad esempio, se un dipendente rivede la politica sulla richiesta di ferie, dovrebbe essere disponibile una procedura per spiegare i passaggi necessari.
Proprietari di politiche e procedure
I proprietari delle politiche e delle procedure sono responsabili della revisione, dell'aggiornamento e della distribuzione tempestivi di queste informazioni. In alcune aziende, il dipartimento delle risorse umane, che di solito gestisce gli affari dei dipendenti, è responsabile dello sviluppo di politiche e procedure, nonché del supporto della loro applicazione. Nelle aziende più piccole, un supervisore o un manager può essere responsabile della conservazione dei documenti.
Politiche richieste dalla legge
Alcune politiche sono richieste in base alla responsabilità legale. Il titolo VII del Civil Rights Act del 1964 richiede che le aziende forniscano un ambiente di lavoro libero da qualsiasi forma di molestia sessuale. Sulla base di questo requisito, alcune aziende hanno stabilito una politica di molestie sessuali di "tolleranza zero" che in alcuni casi può portare alla risoluzione immediata. L'Equal Employment Opportunity Act vieta alle aziende di discriminare qualsiasi dipendente presente o potenziale sulla base di razza, sesso, religione, paese di origine e colore. In risposta, le aziende hanno politiche rigorose per il reclutamento, la selezione e il trattamento dei dipendenti.