La maggior parte delle piccole imprese utilizza la contabilità di cassa. È più semplice e imita il modo in cui le persone gestiscono le proprie finanze personali. Man mano che un'azienda cresce, diventa spesso necessario passare alla contabilità per competenza. I potenziali investitori, istituti di credito e agenzie governative spesso si aspettano di vedere rendiconti finanziari preparati con contabilità per competenza. I principi contabili generalmente accettati, o GAAP, richiedono la contabilità per competenza perché presenta un quadro più accurato delle condizioni finanziarie di un'azienda.
Riconoscimento dei ricavi
Le distinzioni tra contabilità di cassa e contabilità per competenza si riducono in realtà a due concetti: riconoscimento e abbinamento dei ricavi. Nella contabilità per competenza, un'azienda registra (o "riconosce") i ricavi quando guadagna tali ricavi. Supponiamo che tu gestisca un negozio di idraulica e che tu o uno dei tuoi collaboratori esca per fare un lavoro da $ 100 per un cliente. Quando il lavoro è finito, hai guadagnato $ 100, quindi registri tale importo come entrate nei tuoi libri. Non importa se il cliente ti paga sul posto o se fatturi al cliente in un secondo momento; ciò che conta è che hai guadagnato i soldi, quindi prenoti le entrate. Nella contabilità di cassa, al contrario, registreresti le entrate solo quando ricevi contanti, quando il cliente paga $ 100.
accoppiamento
In base al principio di corrispondenza della contabilità per competenza, le spese sostenute per guadagnare entrate vengono registrate contemporaneamente alle entrate. Quindi, se il lavoro idraulico da $ 100 ti avesse richiesto di installare una parte che ti costa $ 25, registreresti una spesa di $ 25 contemporaneamente ai $ 100 di entrate. Non importa quando hai effettivamente acquistato quella parte; ciò che conta è quando l'hai usato. Nella contabilità di cassa, avresti prenotato una spesa di $ 25 ogni volta che hai effettivamente pagato per la parte.
Riflettere la realtà
GAAP preferisce la contabilità per competenza perché descrive in modo più accurato le attività commerciali di un'azienda. Supponiamo che tu gestisca un'operazione che coltiva alberi di Natale e li vende a venditori ambulanti, che poi li vendono al pubblico. Il tuo periodo di vendita più intenso potrebbe andare dall'inizio di novembre all'inizio di dicembre. La contabilità per competenza rifletterebbe che: Mostrerebbe che hai guadagnato la maggior parte delle tue entrate in quel periodo. Ma potresti non ricevere il pagamento dai venditori ambulanti fino a più tardi, a gennaio. Con la contabilità di cassa, il tuo periodo più impegnativo sembrerebbe, erroneamente, essere gennaio.
Onestà
Richiedendo alle aziende di contabilizzare i ricavi quando guadagnati e le spese quando sostenute, GAAP mira a impedire alle aziende di travisare la propria attività commerciale manipolando la tempistica dei flussi di cassa. Con la contabilità di cassa, un'azienda potrebbe evitare di registrare una perdita per, diciamo, il mese di giugno semplicemente trattenendo il pagamento delle bollette fino al 1 ° luglio. Se settembre sembra che sarà un mese debole per le vendite, un'azienda potrebbe sostenere i numeri ritardando la fatturazione di alcuni clienti in modo che il loro pagamento non arrivi fino a dopo il 1 ° settembre. Con la contabilità per competenza, un'azienda che spera di manipolare i suoi numeri in questo modo dovrebbe mentire sui tempi di entrate e spese - in altre parole, commettere frodi.
Flusso di cassa
Qualsiasi imprenditore sa che non paghi le bollette con "entrate". Li paghi in contanti, quindi il flusso di cassa è altrettanto importante per le aziende che utilizzano la contabilità per competenza come la contabilità di cassa. Ecco perché GAAP richiede che un'azienda produca regolari rendiconti dei flussi di cassa, che tengono traccia della liquidità in entrata e in uscita dall'azienda, separati dalle entrate e dalle spese che vengono registrate nel conto economico. Combinati, i rendiconti del reddito e del flusso di cassa presentano un quadro completo di quando l'azienda guadagna i suoi soldi e quando ottiene i suoi soldi. E discrepanze significative tra i due possono sollevare bandiere rosse, come le entrate che sono state registrate prima di essere guadagnate e prima che fossero fatturate al cliente.