Oggigiorno ci sono così tante diverse opzioni per la copia e la scansione di documenti e immagini che sceglierne una può essere sbalorditivo. Non esiste un'opzione "migliore" definitiva per tutti. Per fortuna, i proprietari di piccole imprese possono scegliere le funzionalità migliori per le loro applicazioni osservando attentamente le differenze tra scanner e fotocopiatrici.
Risultati diversi di scansione e copia
Le fasi iniziali di scansione e copia sono identiche: si inserisce un documento o un'immagine nella macchina, si preme un pulsante e la macchina acquisisce una copia digitale dell'immagine. I risultati, tuttavia, sono abbastanza diversi. Se la macchina è una fotocopiatrice, stampa semplicemente l'immagine digitale su uno o più fogli di carta bianchi. Se la macchina è uno scanner, memorizza una copia digitale dell'immagine su una scheda di memoria o su un dispositivo USB oppure trasmette l'immagine a un computer.
Hardware diverso
I tre tipi più diffusi di macchine per la copia sono una fotocopiatrice dedicata, una stampante multifunzione (chiamata anche multifunzione) e un fax in grado di copiare immagini. La scansione, d'altra parte, di solito richiede un computer o un dispositivo di memoria oltre allo scanner. Uno scanner è più efficace se associato a un computer per consentire la modifica, l'invio tramite posta elettronica, la stampa e il salvataggio delle immagini su disco. Non è necessario un computer se lo scanner salva su una scheda di memoria o un dispositivo USB. Alcuni scanner eseguono anche la scansione su e-mail o trasmettono le immagini scansionate in modalità wireless a dispositivi portatili. Le stampanti all-in-one aggiungono la possibilità di scansionare documenti e poi inviarli via fax.
Sono necessarie diverse abilità utente
La copia dei documenti è generalmente un processo più semplice della scansione. La maggior parte delle fotocopiatrici richiede agli utenti di premere un singolo pulsante per avviare la copia in bianco e nero e un secondo pulsante per le copie a colori. I pulsanti aggiuntivi che determinano opzioni come la qualità di stampa e il numero di copie di solito non sono difficili da padroneggiare. Gli utenti dovranno anche sapere come caricare la carta e forse eliminare gli inceppamenti della carta. Oltre a queste capacità, gli utenti dello scanner avranno anche bisogno di una conoscenza di base dei computer per gestire la scansione, la modifica, la stampa, l'archiviazione e la trasmissione delle immagini scansionate.
Scegli la macchina migliore per le tue applicazioni
Gli imprenditori che stanno pensando di acquistare uno scanner o una fotocopiatrice dovrebbero iniziare con l'obiettivo finale in mente. Se la carta è il tuo mezzo di scelta per la trasmissione dei documenti e la tenuta dei registri, una fotocopiatrice sarà probabilmente sufficiente. Se apprezzi i sistemi senza carta, usa uno scanner. Gli scanner generalmente offrono più opzioni poiché una volta che l'immagine digitale è sul tuo computer puoi sempre modificarla, inviarla tramite e-mail o stamparla. È inoltre possibile archiviare facilmente copie digitali di backup dei documenti scansionati in posizioni remote. Se non sei sicuro di quale sia la macchina più adatta a te o se desideri la capacità sia di copia che di scansione, considera l'acquisto di una stampante all-in-one poiché ti darà tutte le opzioni di copia, scansione, stampa e fax. (Tieni presente che non tutti i dispositivi all-in-one includono la possibilità di inviare fax.)