Un sistema automatizzato di libro paga consente al datore di lavoro di elaborare il suo libro paga attraverso un sistema computerizzato. Un sistema di buste paga manuale richiede che il libro paga venga elaborato a mano ed è quindi una procedura notevolmente più lenta di un sistema automatizzato. Il primo semplifica l'elaborazione delle buste paga e riduce gli errori, che sono più probabili con il sistema manuale.
Trasporto che tiene il tempo
I lavoratori orari sono retribuiti in base alle ore lavorate durante il periodo di retribuzione. Il datore di lavoro utilizza un sistema di cronometraggio per monitorare le ore e pagare di conseguenza i dipendenti orari. È fondamentale, quindi, che il tempo di ogni dipendente sia calcolato in modo accurato. Molti datori di lavoro utilizzano un orologio per tenere traccia delle ore di lavoro. Un sistema di gestione paghe manuale richiede il calcolo manuale dei dati dell'orologio; questo aumenta la probabilità di errori.
Il sistema di cronometraggio automatizzato consente al datore di lavoro di importare i dati dell'orologio in un software per le buste paga. In particolare, il dipendente utilizza una tessera magnetica o un badge, o il metodo della stampa manuale o dell'impronta digitale, per timbrare in entrata e in uscita. Una volta che le voci vengono trasportate nel software del libro paga, il software calcola il tempo lavorato. Tutto ciò che il membro del personale del libro paga deve fare è assicurarsi che il tempo sia trasportato in modo appropriato e apportare le modifiche necessarie.
Calcolo del pagamento
Il sistema automatizzato del libro paga utilizza il software del libro paga per calcolare tutti i salari. I software per le buste paga, come QuickBooks, PenSoft, Z-Pay, Ultipro e Sage Peachtree, calcolano i guadagni da lordo a netto in base ai dati inseriti dal rappresentante del libro paga. Pertanto, il risultato dipende dalla precisione dell'input. Pertanto, se a un dipendente licenziato è dovuta l'indennità di licenziamento ma il rappresentante del libro paga trascura di effettuare l'iscrizione, il sistema non la pagherà. In genere, il sistema è affidabile fintanto che le voci sono corrette.
Il sistema automatizzato esegue tutti i tipi di pagamento: orario, straordinario, doppio orario, stipendi, commissioni, bonus, aumenti di stipendio, retribuzione retroattiva, detrazioni salariali, pagamenti automatici e rimborsi tasse scolastiche. In particolare, il sistema automatizzato elimina la scrittura manuale dello stipendio. Il sistema genera automaticamente buste paga e matrici e abilita l'accredito diretto.
Calcolo della detrazione
Le detrazioni salariali e salariali sono una parte necessaria dell'elaborazione delle buste paga. Il datore di lavoro deve prendere la ritenuta alla fonte dagli stipendi dei dipendenti, inclusa l'imposta federale sul reddito, l'imposta sulla previdenza sociale, l'imposta Medicare e generalmente l'imposta sul reddito statale. Queste tasse possono richiedere molto tempo e lasciare perplessi da calcolare manualmente. Diverse regole sono allegate al calcolo della ritenuta alla fonte. Con un sistema di buste paga automatizzato, il software ha le aliquote fiscali hard-coded nel sistema. Calcola la ritenuta alla fonte per ogni dipendente in base ai dati sulle condizioni di ritenuta alla fonte. Ciò riduce la probabilità di errori fiscali sui salari, che possono comportare commissioni da parte dell'IRS e dell'agenzia fiscale statale.
Tenuta dei registri
L'IRS richiede ai datori di lavoro di conservare i registri delle tasse sul lavoro per un minimo di quattro anni. Inoltre, il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti richiede che i registri delle buste paga siano conservati per almeno tre anni. Il sistema manuale richiede l'archiviazione manuale dei dati sui salari necessari, il che consuma tempo e aumenta il disordine. Il software per i salari genera e archivia i dati sui salari e sulle imposte sul lavoro.